Jornadas sobre e-administración y gestión documental: de la teoría a los casos prácticos

Durante los últimos años ALDEE ha celebrado distintas jornadas en el ámbito de los archivos. Si en 2003 se trató el tema de la gestión de datos y en 2005 el de la inteligencia artificial, en febrero de 2006 la jornada de archivos giró alrededor de la administración electrónica y la gestión documental. La jornada estuvo dedicada a mostrar las soluciones implementadas durante los últimos diez años en varias administraciones (estatales, autonómicas y locales), reflexionar sobre las dificultades encontradas y trazar líneas de actuación para el futuro.

En la ponencia inaugural, Ricardo Eito, sentó las bases conceptuales y explicó los estándares internacionales de gestión documental aplicables en cualquier tipo de organización (pública y privada). Nos habló también de las normas específicas que deben cumplir las aplicaciones informáticas para realizar una correcta gestión documental en entornos electrónicos y añadió una variable más a la ecuación: la gestión de los datos.

Para continuar la jornada, Rosa Martín, se adentró en el entramado normativo existente en el estado español para las administraciones públicas, que debe también ser cumplido por todas las de las comunidades autónomas. Hizo un recorrido temporal por la normativa hasta llegar al tan ansiado archivo electrónico único, que muy pocas administraciones han logrado implantar.

Iñaki Miguel, en representación del Gobierno Vasco, explicó el entramado normativo e institucional del País Vasco. Antes de explicar la solución construida para el Sector Público de la CAPV, hizo un repaso de las posibles soluciones barajadas y que podrían ser adoptadas en otras administraciones públicas. El Sistema Integral de Gestión Documental expuesto, denominado DOKUSI, fue el primer caso real explicado en las jornadas. A pesar de ser un caso de éxito en su implementación, se expusieron los retos y problemas que existen en el mismo: conservación de la firma electrónica, gestión de los datos, archivado de bases de datos, automatización de procesos y uso correcto de la inteligencia artificial en el ámbito archivístico.

La ponencia más exitosa corrió a cargo de Jordi Masias de AGTIC Consulting. Su dilatada experiencia y su contacto con multitud de proyectos proporcionó a su ponencia una mirada realista, posibilista y crítica de la situación actual. La asignatura pendiente sigue siendo cerrar el ciclo de vida completo de la documentación y puso el énfasis en el rol que el archivero debe jugar en esta complicada situación.

A partir de entonces se escucharon diversos casos de implementaciones reales, tanto del ámbito estatal como vasco. Paco Conde expuso la solución de archivo electrónico único adoptada en la Diputación de Cádiz, haciendo hincapié en la importancia de la gestión del cambio, los equipos multidisciplinares y el rol del archivero. Por su parte, las representantes de IZFE, Yolanda Rodríguez y Elixabet San Juan, explicaron la solución propuesta para los ayuntamientos guipuzcoanos que todavía no ha visto la luz y los problemas que se han encontrado por el camino. ALDEE no quería dejar la oportunidad de dar voz a un pequeño ayuntamiento (Almudena Gutierrez del Ayuntamiento de La Garriga) y ver cómo lidia con todos estos problemas con los pocos recursos de los que dispone. La última ponencia fue de Ainara Lasagabaster, del Parlamento Vasco, con una mirada crítica y explicando las lecciones aprendidas de su experiencia de gran valor para la comunidad archivística.

La jornada concluyó con una mesa redonda donde intervinieron todos los ponentes y se intentaron resolver todas las dudas e incertidumbres suscitadas durante todo el día. Sin duda fueron unas jornadas exitosas gracias a la calidad de los ponentes y a la gran acogida del evento entre los profesionales, tanto de manera presencial como online, lo que indica que la celebración de este tipo de jornadas es un acierto y alienta a ALDEE a continuar organizándolas.