E-administrazioari eta dokumentuen kudeaketari buruzko jardunaldiak: teoriatik kasu praktikoetara

Azken urteotan, ALDEEk hainbat jardunaldi egin ditu artxiboen arloan. 2003an datuen kudeaketari buruz hitz egin zen, eta 2005ean adimen artifizialari buruz; 2006ko otsailean, berriz, administrazio elektronikoari eta dokumentuen kudeaketari buruzko jardunaldia egin zen. Jardunaldian, azken hamar urteetan hainbat administraziotan (estatukoak, autonomikoak eta tokikoak) ezarritako irtenbideak azaldu ziren, aurkitutako zailtasunei buruz hausnartu zen eta etorkizunerako ekintza-ildoak zehaztu ziren.

Inaugurazio-hitzaldian, Ricardo Eitok kontzeptu-oinarriak ezarri zituen, eta dokumentu-kudeaketaren nazioarteko estandarrak azaldu zituen, edozein erakunde motatan (publikoan eta pribatuan) aplika daitezkeenak. Ingurune elektronikoetan dokumentuen kudeaketa egokia egiteko aplikazio informatikoek bete behar dituzten arau espezifikoez ere hitz egin zigun, eta beste aldagai bat gehitu zion ekuazioari: datuen kudeaketa.

Jardunaldiarekin jarraitzeko, Rosa Martin Espainiako estatuan administrazio publikoentzat dagoen arau-sarean sartu zen, zeina autonomia-erkidego guztiek bete behar duten. Aldi baterako ibilbidea egin zuen araudian zehar, hainbeste desiratzen den artxibo elektroniko bakarrera iritsi arte, oso administrazio gutxik lortu baitute hori ezartzea.

Iñaki Miguelek, Eusko Jaurlaritzaren izenean, Euskal Autonomia Erkidegoko egitura normatibo eta instituzionala azaldu zuen. EAEko Sektore Publikorako eraiki den soluzioa azaldu aurretik, kontuan hartu diren eta beste administrazio publiko batzuetan har litezkeen soluzioen errepasoa egin zuen.

Azaldutako Dokumentuak Kudeatzeko Sistema Integrala, DOKUSI izenekoa, jardunaldietan azaldutako lehen kasu erreala izan zen. Arrakastaz inplementatu zen arren, bertan dauden erronkak eta arazoak azaldu ziren: sinadura elektronikoa gordetzea, datuak kudeatzea, datu-baseak artxibatzea, prozesuak automatizatzea eta artxiboen esparruan adimen artifiziala zuzen erabiltzea.

Hitzaldirik arrakastatsuena AGTIC Consulting-eko Jordi Masiasek egin zuen. Bere esperientzia zabalak eta proiektu ugarirekin izandako harremanak egungo egoeraren ikuspegi errealista, posibilista eta kritikoa eman zion bere lantaldeari. Egiteke dagoen ikasgaia dokumentazioaren bizi-ziklo osoa ixtea da oraindik ere, eta artxibozainak egoera korapilatsu horretan jokatu behar duen rolean jarri zuen enfasia.

Handik aurrera, inplementazio errealen hainbat kasu entzun ziren, bai estatu mailakoak, bai Euskal Herrikoak. Paco Condek Cadizeko Diputazioan hartutako artxibo elektroniko bakarraren soluzioa azaldu zuen, aldaketaren kudeaketaren garrantzia, diziplina anitzeko taldeak eta artxibozainaren rola azpimarratuz. IZFEko ordezkari Yolanda Rodriguez eta Elixabet San Juanek, berriz, oraindik argirik ikusi ez duen Gipuzkoako udalentzat proposatutako irtenbidea eta bidean topatutako arazoak azaldu zituzten.

ALDEEk ez zuen udal txiki bati (La Garrigako Udaleko Almudena Gutierrez) ahotsa emateko aukera galdu nahi, horrela ikus baitaiteke nola aurre egiten dien arazo horiei guztiei udal txiki batek izan ditzakeen baliabide urriekin. Azken hitzaldia Eusko Legebiltzarreko Ainara Lasagabasterrena izan zen, begirada kritiko batekin eta bere esperientziatik ikasitako lezioak azalduz, komunitate artxibistikoarentzat balio handikoa.

Jardunaldia mahai-inguru batekin amaitu zen. Hizlari guztiek parte hartu zuten, eta egun osoan sortutako zalantza guztiak argitzen saiatu ziren. Zalantzarik gabe, jardunaldi arrakastatsuak izan ziren, hizlarien kalitateari esker eta ekitaldiak profesionalen artean izan zuen harrera bikainari esker, bai aurrez aurre, bai online. Horrek aditzera ematen digu horrelako jardunaldiak egitea egokia dela, eta ALDEE haiek antolatzen jarraitzera bultzatzen du.