11. Antolaketa Sistemen bide-orria

11.3 Antolaketa-sistemen arloa zehaztea eta zedarritzea

Antolaketa-sistema bat sortzeko garaian, zer alorri dagokion zehaztea da erabakirik funtsezkoena: zer baliabide-multzo edo -mota antolatu nahi diren zehaztea, alegia. Horregatik, 1. kapituluan aurkeztu genituen erabakien artean, «Zer antolatu nahi da?» aurkeztu genuen lehendabizi (ikus 2.2 atala).

Antolaketa-sistemaren alorrei buruz zer pentsatzen dugun adierazteko, bost alderdi bereizten ditugu, elkarri lotuak denak:

1. Bildumaren helmena eta eskala
2. Erabiltzaile-kopurua, eta nolakoak diren
3. Antolaketa-sistema zenbat denboraz jardungo den
4. Antolaketa-sistema zer ingurune fisikotan edo teknologikotan kokatzen den
5. Antolaketa-sistemak zer harreman duen alorrari edo helmenari dagokionez gainjartzen zaizkion beste antolaketa-sistemekin

Auzi horiei heldu beharra dago, aurre-baldintza gisa, honako ekintzak hauek egin nahi badira: antolaketa-sistemaren baldintzak lehenetsi, diseinuaren printzipioak proposatu eta antolaketa-sistema inplementatu.

11.3.1 Bildumaren helmena eta eskala

Antolaketa-sistemen diseinuari dagokionez, bildumaren helmena da aintzat hartu beharreko faktore nagusia: horrek baldintzatzen du, hein handi batean, zer neurritako eta konplexutasuneko baliabide-deskribapenen premia duten antolaketa-printzipioek eta elkarreragin-jarduerek (ikus 5.3.1.3 atala). Helmen handiak duen eraginari dagokionez, bildumako baliabideen heterogeneotasunarekin lotuta dago, eta ez hainbeste bildumaren eskala absolutuarekin. Ahalegin handiagoa egin behar da bilduma zabal eta handi bat kudeatzeko, bilduma mugatu eta txiki bat kudeatzeko baino; halere, errazagoa da bilduma handi bat kudeatzea baldin eta helmen mugatua badu. Abeltzaintza-etxalde batean, nahikoa da langile bat edukitzea mila behi zaintzeko; zooetan, berriz, animalia-mota ugariren kasu banaka batzuk biltzen dira. Zooetan, beraz, askoz langile gehiago behar dituzte, zeren animalia-mota bakoitzak, eta, batzuetan, baita animalia bakoitzak ere, baldintza desberdinak izan ditzake kudeaketari eta zaintzari dagokionez.

Demagun negozio baterako informazio-sistema bat diseinatzen ari garela: bertan gorde nahi ditugu elkarri loturiko baliabide-mota banaka batzuen milioika kasu, oso egituratuak eta antzekoak, hala nola erosketa-aginduak eta horiei dagozkien fakturak. Kasu horretan, aise zehaztu ahal izango dugu zer propietate eta printzipio erabili behar diren baliabide-deskribapenak zein antolaketa gauzatzeko, eta edozein agindu edo faktura suertatuko zaigu neurri berean erabilgarri, kasuak aztertzeko garaian.

Alderatu dezagun kasu hori, bada, beste bilduma honekin: bilduma oso murritz bat, milaka kasu oso aldakor biltzen dituena, dozenaka baliabide-motari dagozkionak. Hain bilduma heterogeneoa izanik, zaila da zehaztea ea zer kasu den adierazgarria baliabide-mota bakoitzarekiko; hala, baliteke baliabide guzti-guztiak aztertu beharra suertatzea. Aldakortasun horrek berekin dakar baliabide-deskribapenen sorta handi eta askotariko bat, zeinean baliabide-kasuak ez baitira zehaztasun handiz deskribatuko, garestiegia delako hori eskuz egitea (ikus 5.3.6.1 atala). Adibide horri tiraka, hobeto uler dezakegu baliabide-bilduma zabal eta sakonen antolaketa-sistemek, hala nola Amazonek edo eBayk, egin duten hautua: ikaskuntza automatikoko teknikak baliatzen dituzte deskribapen-propietateak identifikatzeko eta baliabide-taxonomiak eraikitzeko (ikus 5.3.6.4 atala eta 7.5.3.3 atala).

Baliabide-kasuen artean alde handiak badaude, konponbide partzial bat edo erdibide bat izan daiteke honako hau: baliabide-motak modu zabalago edo abstraktuago batean definitzea, moten kopuru orokorra murriztuz. 8.2.2.1 atalean mintzatu ginen ikuspegi horri buruz: atal horretan aipatu genuen ezen sukaldeko tresnak modu zabalean kategorizatzen direla saltoki handietan; sukaldeko materialen denda berezituetan, ordea, askoz sailkapen xeheagoak baliatzen dira. Saltokiko kategoria zabalek kasuen arteko desberdintasun ugari lausotzen dituzte, baina, hala eginez, propietate komunen sorta txiki bat eskaintzen dute, baliabide guztiak deskribatzeko balia daitekeena. Propietate komun horiek abstrakzio-maila altuago batean daudenez, jakintza eta, ziur aski, ahalegin gutxiago behar izango da baliabideak horien arabera deskribatzeko (ikus 5.3.1.3 atala eta 7.4.1 atala). Nolanahi ere, horrek badu prezio bat: poetek, margolariek, konposatzaileek, eskultoreek, idazle teknikoek eta programatzaileek, den-denek sortzen dituzte baliabideak, baina «sortzaile» propietatearen bidez deskribatzen baditugu guztiak –hala egiten da Dublin Core metaereduan–, zehaztasuna gutxiagotzen da, nabarmen.

Bildumaren eskalari erreparatzen badiogu, zenbait erronka jartzen dizkigu parez pare, zeinak, maiz, bilduma existitzen den inguru fisikoaren edo teknologikoaren mugekin lotuta baitaude; halako faktoreen ondorioz, bildumaren neurria eta antolaketa-moldea mugatzen da (Ikus 3.3.1 atala). Apalategi txiki batean, liburu dozena gutxi batzuk sartuko zaizkizu, besterik ez; bi plazako garaje batean, aldiz, milaka liburu gorde daitezke; bi plazako garajeak arruntak dira, zeren pertsona eta familia gehienek ez dituzte bi auto baino gehiago edukitzen. Bestalde, Hollywoodeko handi-mandi bat, kirolari ospetsu bat, edo sultan bat baldin bazara, eta ehunka autoko bilduma bat baldin badaukazu, bi plazako garajea txikiegia da zure bilduma gordetzeko. Tamaina garrantzitsua da, orobat, gauza digitalen bildumei dagokienez, izan ere, mugak sor daitezke ingurune teknologikoaren neurriaren eraginez: ziur aski, horretaz ohartua egongo zara honezkero, argazki-kameran edo musika-entzungailuan kantuak edo argazkiak gordetzeko espaziorik gabe geratuko zinelako inoiz.

Baldin eta bildumak izango duen neurria kalkulatzen bada antolaketa-sistemaren bizi-zikloaren hasieran, baliabideen zein baliabide-deskribapenen biltegiratze-kontuekin loturiko arazoak murriztu daitezke. Eskalari dagozkion beste auzi batzuk, ordea, funtsezkoagoak dira. Bilduma handiak antolatzeko eta mantentzeko, jende gehiago behar da; hortaz, komunikazio- eta koordinazio-arazoak azaleratzen dira, bilduma baino puskaz bizkorrago hazten direnak, batez ere bilduma kokapen desberdinetan zehar banatua badago.

Estandarizazioa da helmenari eta eskalari dagozkion arazoak saihesteko modurik onena. Baliabideak modu automatizatuan eratzen badira, eta, hortaz, kasu guztiek bat egiten badute eskema edo eredu batekin, bada, orduan, baliabideak estandarizatzeko modua egongo da (ikus 7.5.2 atala). Baliabide bibliografikoak deskribatzeko estandarrei esker, liburutegiek aukera dute baliabide-deskribapen asko zentralizatzeko eta elkarbanatzeko; bestalde, estandar berdinak erabiltzen badira hainbat motako baliabideentzat, helmen zabalak dakartzan erronkei erantzuten zaie, baliabideak gertutik zaintzeko eta koordinatzeko premia murrizten delako. Negozioetako, gobernuetako zein zientziako antolaketa-sistemek antzeko estandarrak erabiltzen dituzte baliabideei, zerbitzuei zein jarduera ekonomikoei buruzko informazioa deskribatzeko; horrela, ehunka, milioika eta bilioika transakzio-erregistro edo datu kudeatu ahal dituzte (ikus 5.3.1.3 atala).

11.3.2 Erabiltzaileen kopurua eta nolakotasuna

Gerta liteke antolaketa-sistema batek erabiltzaile bakarra izatea, adibidez, norbanako batek antolaketa-sistema bat baliatzea arropen armairua, etxeko liburutegia edo artxibategi bat kudeatzeko, edo, halaber, ordenagailu pertsonaleko zein mugikorreko fitxategi digitalak eta aplikazioak maneiatzeko. Baliabide pertsonalen bildumak elkarreragin-jarduera oso indibidualizatuak ahalbidetzeko moduan antolatzen dira sarri, eta ad hoc kategoriak baliatzen dira horretarako, beste erabiltzaileek nekez uler ditzaketenak (ikus 7.2.2 atala). Bilduma pertsonalak eta erabiltzaile bakarreko bildumak, normalean, erabiltzaileek berek hautatutako baliabidez osaturik daude; horregatik, antolaketa-sistemaren elkarreragin-jarduera ohikoena zera da: baliabide ezagun bat bilatzea (ikus 10.2.1 atala).

Beste muturrean, ordea, antolaketa-sistemek helmen nazionala eta, are, globala izan dezakete, eta milioika erabiltzailetik gora; halakoxeak dira, esate baterako, Kongresuko Liburutegiaren sailkapen-sistema, Nazio Batuen Produktu- eta Zerbitzu-kode Estandarra eta Interneteko Domeinu-izenen Sistema. Antolaketa-sistema horietan kategoria instituzionalen sistemak baliatzen dira (ikus 7.2.3 atala), zeinak elkarreragin-jarduera sistematikoki zehaztuak eta helburudunak ahalbidetzen baitituzte: sarritan, aurrez ezagutzen ez ziren baliabideak bilatzea izaten da xedea. Bi mutur horien artean, era askotako antolaketa-sistemak daude, talde formalek zein informalek sortuak, neurri guztietako konpainiek sortuak, eta elkarlanean diharduten enpresek sortuak, hala nola hornikuntza-kateak eta informazioa barra-barra baliatzen duten beste negozio-prozesu batzuk garatzen dituztenak.

Erabiltzaileen kopuruak eta nolakotasunak eragin handia du antolaketa-sistemen edukia eta ahalbidetu behar dituzten elkarreragin-jardueren diseinua taxutzeko orduan (ikus 10.2.1 atala). Badira erabiltzaile-kategoria generiko batzuk, arlo askotan suertatzen direnak: bezeroak, bisitariak, operadoreak eta kudeatzaileak. Antolaketa-sistema gehienek ahalbidetzen dituzten elkarreragin-jarduera generikoak moldatu ditzakegu (ikus 5.3.2 atala), erabiltzaile-mota generiko horiek asetzeko. Adibidez, antolaketa-sistema gehienek erabiltzaile-mota orori eskaintzen diote bildumaren edukian barna nabigatzeko edo bilaketak egiteko aukera; ostera, bezero zein bisitarien nabigazio- eta bilaketa-jarduerari buruzko informazioari dagokionez, ziur aski operadoreek eta kudeatzaileek baino ez dute ahalmena izango horien berri jasotzeko.

Antolaketa-sistemaren arloa zertxobait zedarritu eta gero, zehaztasun handiagoz findu ditzakegu erabiltzaile-kategoria generiko horiek, erabiltzaileak eta elkarreragin-jarduerak doiago sailkatuz. Esate baterako, irakasleak eta ikasleak izan ohi dira, gehien-gehienetan, unibertsitate-liburutegietako bezeroak; online dendetan, ordea, erosleak ibiltzen dira batez ere, zerbait erosi nahi dutenak. Liburutegia erabiltzen dutenek baliabideak mailegatzen eta itzultzen dituzte, eta, maiz, irakasleek eta ikasleek erabilera-baldintza desberdinak izaten dituzte; online dendetan, ordea, egoera jakin batzuetan bakarrik itzuli edo aldatu ahal izango dira baliabideak.

Bildumaren helmenarekin gertatzen den bezalaxe, erabiltzaileen aniztasunak zailtasun handiagoak sortzen ditu erabiltzaile-kopuru absolutuak baino. Aireportuetako liburu-dendetan, normalean, bilduma mugatuak izaten dituzte, eta honela irudikatzen dituzte beren bezeroak: bidaiari generikoak, denbora-pasa baten bila dabiltzanak, terminaleko edo hegazkineko egonaldia betetzeko, baina irizpide zorrotzik gabe. Kontrara, liburutegi publikoetan bilduma puskaz zabalagoak izaten dituzte, erabiltzaile askotarikoen premiak asetu behar dituztelako –aireportuko liburu-dendek ez bezala–, eta haiei elkarreragin-jarduerak eskaini; liburutegi publikoetako bezeroak honelakoak izan daitezke, besteak beste: irakurtzen hasi berri diren haurrak, bigarren hezkuntzako ikasleak, tokiko negozioak eta erretiroa hartutako jendea. Enpresa bateko liburutegian, berriz, industriari loturiko liburuak bilduko dira, eta aniztasun gutxiago egongo da tokiko edo unibertsitate bateko liburutegian baino; nolanahi ere, zerbitzu berezituagoak eskainiko dira marketingari, ingeniaritzari, ikerketari, zuzenbideari edo enpresako beste sail batzuei dagokionez.

Erabiltzaile-kategoria bakoitzak –eta, are, erabiltzaile bakoitzak– bere esperientziak, xedeak eta joerak ekartzen ditu antolaketa-sistemako elkarreragin-jardueretara. Ondorioz, antolaketa-sistemek, arlo berdinekoak izan arren eta antzeko helmena edukita ere, baliabide desberdinak bildu eta elkarreragin-jarduera desberdinak ahalbidetu ditzakete erabiltzaile-kategoria bakoitzarentzat. Gaixotasunen Kontrolerako Zentroko liburutegian eta WebMD webgunean –giza osasunari buruzko informazio-gune bat–, bi-bietan, gaixotasunei eta sintomei buruzko informazioa biltzen da; edonola ere, lehenengoaren antolaketa osasun publikoaren ikerketari dagokio, eta bigarrena, berriz, beren gaitza zein den eta nola osatu daitezkeen jakin nahi duten erabiltzaileei zuzendua dago. Helburuak eta xede-erabiltzaileak desberdinak izanik, desberdinak dira, orobat, sistema bakoitzeko sailkapena eta deskribapen-hiztegia.

Sistemaren diseinatzaileek ez dituzte erabiltzaileen joera berak nahitaez; are garrantzitsuagoa dena: baliteke erabiltzaileen joerak guztiz edo osoki ez ulertzea. Horregatixe, diseinu onek iteratiboak izan behar dute: ebaluazio- eta berrikuspen-zikloak gauzatuz behin eta berriro, ideia gordin, behin-behineko eta desbideratuak hobetu daitezke, zeharo arrakastatsuak bilaka daitezen. Alabaina, testuinguru konplexu, politiko edo instituzional-burokratikoetan, gauzak ezin dira halako arintasunez egin beti. Halako kasuetan, Bowkerrek eta Starrek ondorioztatzen duten bezala, gardentasuna da konponbiderik egokiena, diseinuari dagozkion akatsak zuzendu nahi badira. Diseinatzaileek, baldin eta onartzen badute beren sistemek egiazko ondorioak eragiten dituztela egiazko jendearen bizitzan, negoziazio-prozesu jarraikor batean jardun behar lukete; prozesu horren bidez, teknologiaren ondorioen mende dauden pertsonek adierazi lezakete zer-nolako efektu kaltegarriak dituen sistemak beren bizitzen eta komunitateen gainean, eta kontra egin liezaiokete efektu horiei. Hala, bidea errazten zaio sistemaren operazio eta mantentze-lan efektiboari (ikus 11.6.2 atala ).

11.3.3 Aurreikusitako bizi-zikloa

Bildumaren helmenak, eskalak eta erabiltzaile-kopuruak zerikusia izaten dute, sarritan, antolaketa-sistemaren aurreikusitako bizi-zikloarekin. Antolaketa-sistema pertsonal txikiak egoera espezifiko bati erantzuteko edo ataza zehatz bat betetzeko eratzen dira maiz; hori dela-eta, bizi-ziklo laburrak izaten dituzte oro har (ikus 7.2.2 atala).

Antolaketa-sistemaren aurreikusitako bizi-zikloa eta biltzen dituen baliabideen aurreikusitako bizi-zikloa ez dira berdinak, baliabideak mantentzeko arrazoiak era askotakoak dira-eta (ikus 3.5.1 atala). Oraintxe azpimarratu dugun eran, norbanakoek sortutako antolaketa-sistema batzuk epe laburreko jarduera espezifikoekin lotuta daude, eta jarduera bukatzen edo aldatzen denean, ez dago jada antolaketa-sistemaren premiarik, edo sistema berri bat jartzen da haren ordez. Beste muturrean daude liburutegiak, museoak, artxiboak eta bestelako memoria-instituzio zenbait; halakoak, izan ere, denbora mugagabez irauteko diseinatzen dira, baliabide baliozkoak eta sarritan ordezkaezinak gordetzen dituzte-eta.

Nolanahi ere, negozioetako antolaketa-sistema gehienek bizi-ziklo erlatiboki laburreko baliabideak gordetzen dituzte, eguneroko jardueretatik azaleratzen direnak eta eguneroko jarduerak ahalbidetzen dituztenak; kasu horretan, antolaketa-sistemak aurreikusitako bizi-ziklo luzea izango du eta baliabide ez-permanenteekin osatuta egongo da. Azkenik, gure sorta osatzeko, badira bestelako antolaketa-sistema batzuk, hala nola enkante-katalogoak, zeinetan margolanak edo bestelako baliabide bildumagarriak biltzen baitira: halako antolaketa-sistemek ziklo laburra dute, xede bakarrarekin, baina aurreikusitako bizi-ziklo luzea duten baliabideen-deskribapenak gordetzen dituzte.

11.3.4 Ingurune fisikoa edo teknologikoa

Sarritan, antolaketa-sistemak ingurune fisiko edo teknologiko zehatz batekin lotuta egoten dira. Sukaldea, armairua, artxibategia, hegazkineko kabina, telefono mugikorra: baliabideak antolatzen diren ingurune fisikoaren arabera, potentzialtasun batzuk izango dira, abantailaz baliatu beharrekoak, bai eta zenbait muga ere, aintzat hartu beharrekoak (ikus 3.4.1 atala).

Muga fisikoen eta teknologikoen hedadurak eragina du antolaketa-sistemaren bizi-zikloan, antolatutako baliabideetan edo antolaketaren arrazoietan aldaketak egitea zaildu dezake-eta. Gauzak antolatu nahi baldin badituzu kutxatila karratu txikiekiko armairu batean, muga gehiago izango dituzu apalategi batean egiten baduzu baino. Pareta sendoekiko bulego batek gehiago mugatuko du jendearen arteko elkarreragin- edo lankidetza-modua modulutan oinarrituriko espazio batek baino. Software-aplikazio monolitiko batean inplementatzen diren negozio-prozesuak estu lotuta daude; ordea, web zerbitzuen koreografia gisa antolatzen badira, modu gardenean ordezka daiteke zerbitzu-hornitzaile bat beste batekin.

11.3.5 Beste antolaketa-sistema batzuekiko harremanak

Baliabideen arlo edo sorta berdinean antolaketa-sistema bat baino gehiago ezarri daiteke, eta baliteke antolaketa-sistema baten baitan beste asko biltzea. Liburutegietako antolaketa-sistemetan, sukaldaritzari buruzko liburuak Kongresuko Liburutegiko sailkapenaren edo Dewey Sailkapen Dezimalaren arabera antolatzen dira; liburu-dendetan, berriz, BISAC sailkapenari jarraitzen diote, eta sukaldaritza-motaren arabera bereizten dituzte baliabideak nagusiki (ikus 8.3 atala). Sukaldaritza-liburuetako antolaketa-sisteman, ordea, plater-mota, osagai nagusiak edo prestaketa-metodoak hartzen dira kontuan. Sukaldaritza-liburuaren barruan, errezetak antolaketa-sistema baten arabera antolatu daitezke, zeinak ordena estandar batean emango baititu errezetaren deskribapena, osagaiak eta prestaketa-urratsak.

Batzuetan, antolaketa-sistema askotariko horiek modu koordinatuan diseinatu daitezke, antolaketa-sistema hierarkiko edo habiaratu gisa jarduteko, zeinean maila desberdinak nabarmendu baitaitezke, erabiltzaileen ekintza edo aplikazioaren arabera. Liburu eta agiri askotan, barne-egitura bat izaten da, kapituluen eta goiburu hierarkikoen bidez antolatua; horrela, irakurleek eduki-unitate txikiagoak uler ditzakete, unitate handiagoen testuinguruan (ikus 6.5.2 atala). Bestalde, kantu-bilduma bat disko gisa har daiteke, abstrakzio-maila horretara joz, baina posible da, halaber, kantuetako bakoitza antolaketa-unitate gisa hartzea, batez ere abestiak fitxategi digital bereizietan daudenean.

Antolaketa-sistemak elkarri gainjartzen zaizkio eta elkar gurutzatzen dute. Jendea eta enpresak, egunerokoan, antolaketa-sistema desberdin askorekin jarduten dira elkarreraginean, beren lanaren ondorioz baliabideak erabili behar dituztelako testuinguruaren, gailuen edo aplikazioaren muga hertsiak gaindituz. Pentsa zenbat antolaketa-sistema desberdin erabiltzen ditugun, gizabanako gisa, informazio pertsonala, hala nola kontaktuak, hitzorduak eta mezuak, kudeatzeko. Enpresa bateko langileak garen heinean, informazioa sortzen eta antolatzen dugu hainbat modutan: mezu elektronikoen bidez, agiri-biltegiak edo kalkulu-orriak sortuz eta kudeaketa-sistema desberdinak erabiliz –hala nola Enpresako Baliabideen Planifikazioa (ERP) eta Bezeroekiko Harremanen Kudeaketa (CRM)–. Orain, irudika ezazu egoera hori eskala instituzional batean, zeinetan elkarreragin-jarduerak gauzatzen baitira hainbat eragileren antolaketa-sistemen artean: medikuak, erietxeak, laborategiak, aseguru-etxeak, gobernuko sailak eta osasungintzarekin loturiko beste alderdi batzuk. Eta pentsa horietako zenbait dira mashupak eta zerbitzu konposatuak, zeinek modu independentean diseinaturiko sistemetako informazioa eta baliabideak konbinatzen baitituzte.

Gaur egun, uste izaten dugu ezen antolaketa-sistemen arteko mugak ausazkoak direla maiz, eta ahalmena izan behar genukeela horiek uztartzeko edo konbinatzeko, baldin eta ekintza horrek balio erantsia sortuko badu. Ezinezkoa da, noski, antolaketa-sistemen gurutzaketa ad hoc edo dinamiko guztiak aurreikustea, baina ezinbestekoa da, haatik, halako gurutzaketak halabeharrez gertatuko direla onartzea, batez ere antolaketa-sistemetan informazio digitala biltzen bada eta web arkitekturen bidez inplementatzen badira.