3. Antolaketa-sistemetako jarduerak

Robert J. Glushko, Erik Wilde, Jess Hemerly, Isabelle Sperano, Robyn Perry

3.1 Sarrera

Antolaketa-sistema orotan, lau jarduera gertatzen dira berez, eta modu esplizituagoan edo ez hain esplizituan agertuko dira, bi faktore hauen arabera: helmena (baliabideen zabalera edo aniztasuna) eta neurria (antolaketa-sistemak biltzen dituen baliabideen kopurua). Har dezagun, esate baterako, armairua kudeatzeko eginkizun eguneroko eta errutinazkoa. Arropen armairua antolatzen duzunean, ziur aski ez duzu hautaketa politika formal bat ezarriko, armairuan zer gauza gordetzen diren zehazten duena. Gauzak bilatu eta aurkitzeko baliatuko dituzun moduei dagokionez, ez dituzu kontzienteki zehaztuko, ez eta lehentasunik ezarriko ere, eta seguruena ez duzu berariaz pentsatuko gauzak antolatzen erabiltzen dituzun antolaketa-printzipioez. Aldian-aldian, gauzak berrantolatuko dituzu, eta janzten ez dituzun arropak bota; halere, ziur aski ez duzu eginkizun hori egutegian markatuko, ohiko betebehar gisa.

Hautatzea

Antolaketa-sistemaren helmena erabakitzea, zer baliabide txertatuko diren zehaztuz. (Non gordeko ditut jertseak: armairuan ala logelako tiraderan?).

Antolatzea

Baliabideak antolatzeko zer printzipio edo arau beteko diren zehaztea. (Nola antolatuko ditut alkandorak: kolorearen, mahuka-motaren ala urtaroaren arabera?).

Baliabideetan oinarrituriko elkarreraginak diseinatzea

Baliabideen bidez gauzatuko diren ekintza, funtzio eta zerbitzuak diseinatzea eta inplementatzea. (Arropa zikinak biltzeko tokiren bat behar dut? Zein bere saskian gorde behar nituzke arropa zuria eta kolorekoak? Eta tindategira eraman beharrekoa?).

Mantentze-lanak

Baliabideak eta horien antolaketa kudeatzea eta egokitzea, elkarreraginak ahalbidetzeko moduan. (Noiz txukundu behar nuke armairua? Eta arropa-konponketak, zer? Zeren arabera bota behar nituzke arropak: erabiliaren erabiliaz maiztu direlako, aspaldi-aspaldikoak direlako, edo haiekin aspertu naizelako? Zer egingo dut soberan dauzkadan esekigailuekin?).

Jarduera horiek ezin dira guztiz bereizi, eta ez dute sekuentzia bat osatzen; gainera, gure armairuari dagokionez, jarduera informalak izan daitezke, antolaketa-sistema horren helmena eta eskala mugatuak direlako. Aitzitik, antolaketa-sistema instituzionaletan, tentu handiz kudeatzen dira bai jarduerak eta bai horien arteko harremanak eta iterazioak ere, eta, sarritan, formalak izaten dira oso.

Adibidez, datu-gordailu batean, iturri ezberdinetako datuak gordetzen dira, hala nola aginduei, salmentari, bezeroei, inbentarioari eta finantzari dagozkienak. Negozio-analistek, beren aldetik, datuen uztarketak eta azpi-sortak aztertzen dituzte, patroi eta harreman nabarmenak aurkitu nahian. Armairua antolatzeko baliatu ditugun jarduera berdinen bitartez antola daitezke datu-gordailuaren diseinu eta jardunari dagozkion galdera garrantzitsuenak.

Hautatzea

Zer datu-iturri hartu behar genituzke? Nola ebaluatuko da horien kalitatea? Datuen zenbateko lagina hartuko da? Nola egingo dira bilaketak?

Antolatzea

Zer datu-formatuk eta -eskemak ahalbidetuko dute prozesamendua eraginkorra izatea? Eraldaketak egin behar dira baliabideak kargatzeko edo bilatzeko unean?

Baliabideetan oinarrituriko elkarreraginak diseinatzea

Zeintzuk dira bilaketa garrantzitsu eta ohikoenak, aurrez ezarri beharko liratekeenak?

Mantentze-lanak

Gobernantzari dagokionean, zer politika eta prozedura behar dira, atxikipen-, adostasun-, segurtasun- eta pribatutasun-baldintzak asetzeko?

3.1 marrazkian –Antolaketa-sistema guztietako lau jarduerak–, antolaketa-sistema guztietan agertzen diren lau jarduerak erakusten dira, eta marko bat ematen zaie antolaketa eta elkarreragina diseinatzeko jarduerei, 1.1 marrazkian agertzen direnei –Antolaketa-sistema bat–, horien aurretik eta ostean egin beharreko hautaketa- eta mantentze-jarduerak barne.

Lau jarduera horiek sakon errotuta daude curriculum akademikoetan eta praktika profesionaletan, eta eremu bakoitzean termino espezifikoak erabiltzen dira metodoak eta emaitzak izendatzeko. Liburutegi eta museotan, normalki, modu esplizituan adierazten dituzte beren hautaketa-printzipioak, bildumaren garapenari dagozkion arauetan. Liburutegiko bildumari baliabide bat gehitzen bazaio, erosketa esaten zaio; museoko bildumaren kasuan, ordea, erdiespen. Liburutegi eta museotako bildumak dokumentatu eta antolatzeari katalogatzea esaten zaio. Liburutegietan, irkulazioa da elkarreragin-jarduera nagusietako bat; museoko baliabideak, ordea, ez dira hara eta hona mugitzen, horregatik, hauek dira museotako erabiltzaileen elkarreragin-jarduera nagusiak: bilduma ikustea eta bisitatzea. Mantentze-lanei dagokionez, kontserbazio edo kurazio esaten zaie maiz.

Negozioetako informazio-sistemetan, baliabideak hautatzeari dagokionez, honako jarduera hauek izan daitezke: datuak sortzea, lortzea, horiekin probak egitea edo erauztea. Baliabideak eransteak, berriz, baliabideak kargatzea, integratzea edo txertatzea ekar dezake. Eskemak garatzea eta datuak eraldatzea antolaketa-jarduera garrantzitsuak dira. Ahalbidetzen diren jardueren artean, hauek dira adibide batzuk: bilatzea, berri ematea, analizatzea eta bisualizatzea. Mantentze-lanei honela esaten zaie maiz: ezabatzea, araztea, datuak garbitzea, gobernantza eta onartzea.

Eremu bakoitzeko metodo eta hiztegiak garatuz doaz denborarekin, kasuan kasuko diziplinako esperientzia eta praktika konplexu eta bereizgarriak txertatzeko xedez. Baliokidetasunak edo esanahi gainjarriak aurkitu arren, ez dira elkarren sinonimo edo ordezkoak. Gure aldetik, termino orokorragoak proposatu ditugu, hala nola hautaketa edo mantentze-lana, baina gure helburua ez da izendatzaile komun txikien gisa erabil daitezela eta termino espezializatuak ordezka ditzatela; aitzitik, komunikazioa eta lankidetza erraztu nahi ditugu antolaketaz arduratzen diren diziplina ugarien artean.

Bitxia suerta daiteke zooko animaliei baliabide deitzea, museo bateko margolan baten behaketa elkarreragin-jardueratzat hartzea edo esatea ezen, informazioa suntsitu bada pribatutasun-araudiekin bat egiteko, mantentze-lanak egin direla. Ikuspegi zabalago batetik erreparatzen badiegu antolaketa-sistemetan egiten diren jarduerei, eta, horrela, ahalik eta zehatzen identifikatzen baditugu horietako praktikak eta ereduak, horri esker elkar ulertu eta elkarrengandik ikasteko modua izango dute eremu ezberdinetatik datozen eta nork bere alorrean lan egiten duten pertsonek.

Izan ere, datu-baseen administratzaile batek ezer ikasiko badu museo bateko kuradorearen jardunetik, ikasiko duen horren parte bat behintzat kurazioaren kontzeptuaren harira kuradoreak metatu duen jakintzatik etorriko da, informazio hori ez baita existituko mantentze-lanen kontzeptu orokorragoaren barruan. Baina mantentze-lanaren kontzeptu partekatuak ez balu zubirik eraikiko bi arloen artean, ez litzateke ikaskuntzarik gertatutako.