2. Diseinuari dagozkion erabakiak Antolaketa Sistemetan

2.1 Sarrera

Baliabideen sorta bat deskribatzen eta antolatzen denean, baliabide horiekiko elkarreragina ahalbidetzeko eran, esan daiteke antolaketa-sistema batek baliabideen sorta eraldatu duela. Hori egiteko, erabaki interdependiente asko hartu behar dira, berariaz edo besterik adierazten ez delako, baliabideen identitateari buruz: baliabideen izenak, deskribapenak eta bestelako ezaugarriak zehaztu behar dira; zer-nolako mota, harreman, egitura eta bildumatan parte hartuko duten; eta zer pertsona edo teknologia jardungo diren horiekin elkarreraginean.

Antolaketa-sistemen ideiak egindako ekarpen garrantzitsuetako bat zera da: atzean utzi du «gauza», «dokumentu» eta «informazio» terminoen definizioari buruzko eztabaida, «baliabide» deritzon kontzeptu bateratzailea erabiliz; halere, ikuspegi honek aintzat hartzen du hainbat galdera edo alderdi hartu behar direla kontuan, eta «zer antolatu nahi da» horietako bat baino ez dela. Erabaki horiek guztiak elkarri lotuta dauden arren, estu lotuta ere, errazagoa da horiek aurkeztea elkarrengandik bereizita baleude bezala.

Diseinuari dagozkion sei galdera-multzo aurkeztuko ditugu, eta xehetasunak emango multzo bakoitzeko galdera garrantzitsuenen inguruan:

  • Zer antolatu nahi da? Zein da eremuaren helmena edo tamaina? Zein neurritan nahasten dira gauza fisikoak, gauza digitalak eta gauzei buruzko informazioa antolaketa-sisteman? Zertarako diseinatu nahi da antolaketa-sistema: baliabideen bilduma berri bat sortzeko, jada badagoen baliabide-bilduma itxi bat katalogatzeko ala baliabideak etengabe gehitzen eta kentzen zaizkion bilduma bat kudeatzeko? Baliabideak bakarrak dira, ala kategoria bateko partaide trukagarriak? «Bizi-ziklo» aurreikusgarri bat izaten dute, «bizitza erabilgarri» batekin? Elkarreraginerako baliabideei dagokienez, sistemaren erabileraren poderioz sortutakoak erabiltzen ditu, ala beste antolaketa-sistema batetik erauzi eta gehitzen ditu? (Ikus 2.2 atala).

  • Zergatik antolatu nahi da? Zer elkarreragin edo zerbitzu ahalbidetuko dira, eta zeinentzat? Ezagunak dira erabilerak eta erabiltzaileak, edo ezezagunak dira? Erabiltzaileak zeintzuk dira: jendea, edo prozesu konputazionalak batez ere? Antolaketa-sistemak asetu behar al ditu pertsonen, gizartearen edo instituzioen xedeak? (Ikus 2.3 atala).

  • Zenbat antolatu nahi da? Zein da ezarri nahi den deskribapen, sailkapen edo egitura erlazionalaren helmena, zehaztasun-maila edo esplizitutasuna? Zer antolaketa-printzipioren arabera antolatzen dira baliabideak? Baliabide guztiak maila berean antolatzen dira, ala antolaketa urria da, eta ez da uniformea? (Ikus 2.4 atala)

  • Noiz antolatu nahi da? Noiz ezartzen zaie antolaketa baliabideei: sortzen direnean, bilduma baten parte bilakatzen direnean, elkarreragin-jarduerak gertatzen direnean horiekiko; badaezpada bakarrik, garaiz, denbora guztian? Antolaketa hori legez egin beharra al dago; sektoreko ohiturek edo tradizio kulturalak taxutzen dute? (Ikus 2.5 atala)

  • Nola, zeinek, edo zer prozesu konputazionalek antolatu nahi du? Nork antolatzen du: norbanakoek, talde informalek, talde formalek, profesionalek, metodo automatizatuek? Berak al dira antolatzaileak eta erabiltzaileak? Norbanako eta taldeen antolaketa-jarduerak zehazten dituen araurik dago? (Ikus 2.6 atala)

  • Non antolatu nahi da? Baliabideen kokapena mugatzen al dute diseinuak edo araudiren batek? Baliabideak kokapen estatiko batean al daude? Baliabideak mugimenduan daude? Baliabideen kokapena beste parametro batzuen mendekoa da, adibidez, denboraren mendekoa? (Ikus 2.7 atala)

Erabaki horiek denak ondo bateratu daitezen antolaketa-sistema batean, kontuan hartu behar da zeintzuk diren sistemaren erabiltzaileen baldintzak eta helburuak –giza erabiltzaileak zein erabiltzaile konputazionalak–; gainera, baldintzen eta helburuen sorta guztiek ezartzen dituzte muga eta konpentsazio batzuk, eta horiek ulertu beharra dago. Bestalde, muga eta konpentsazioen kudeaketari dagokionez –nola eta noiz kudeatzen diren–, horretan eragina izango dute honako alderdi hauek: antolaketa-sistema diseinatu eta baliatu den testuinguru legal, enpresarial eta teknologikoak; diseinatzaileen eta antolaketa-sistema erabiltzen dutenen arteko harremanak (baliteke jende bera izatea edo ez); antolaketa-sistemaren xede ekonomiko, emozional edo sozialak, eta diseinu, ezarpen zein erabilerari dagozkion beste faktore ugarik.

Ikuspegi ageriko eta tradizionalena hauxe da: antolaketa-sistemak sailkatzea sistema horren baitan biltzen diren baliabideen arabera. Era berean, sistemak sailka daitezke horien helburu nagusien arabera, xede-erabiltzaileen arabera edo beste modu batzuetan. Ez dago kategoria-sorta finko bat, bere horretan aski dena antolaketa-sistemen arteko bat-etortzeak eta kontrasteak biltzeko.

Antolaketa-sistemen ikuspegi kategorikoa zabaldu dezakegu; horretarako, pentsa dezakegu antolaketa-sistemak alderdi eta dimentsio askotako diseinu-espazio batean existitzen direla, zeinean era askotako bildumak aintzat har baititzakegu aldi berean.

Antolaketa-sistemak deskribatzeko eta konparatzeko marko honek gainditu egiten ditu kategoria ezagun batzuetako –liburutegiak, museoak, artxiboak– joera eta kontserbadurismo zenbait; aldi berean, aukera ematen digu kategoria horiek diseinu-patroi gisa deskribatzeko, zeinak gauzatzen baitituzte diseinuari dagozkion erabakien konfigurazioak. Gero, patroi horiek erabiliz, diziplinen arteko lana ahalbidetu daiteke, kategoriak gaindituz eta eremu ezagunei buruzko jakintza aplikatuz eremu ezezagunetan. Dimentsioetan oinarritutako ikuspegiari esker, errazagoa da kategoria edo diziplina jakinetako hiztegi espezifikoen artean itzulpenak egitea; horrela, diziplina ezberdinetan diharduen jendeak elkar uler dezake bere antolaketa-jarduerei buruz ari denean. Beharbada ohartuko dira gauza asko partekatzen dituztela, eta antzeko arazoak (edo arazo berdinak) konpondu nahian dabiltzala.

Alderdi edo dimentsioei lotutako ikuspegiak aintzat hartzen du bilduma-moten aniztasuna; horregatik, marko sortzaile eta berritzaile bat proposatzen du, horren bidez deskribatzeko bilduma-mota hibridoak, kategoria ezagunetan bete-betean egokitzen ez direnak. Nahiz eta antolaketa-sistema bat, dimentsio batzuetan, ohiko kategorietatik ezberdina izan, posible da hori diseinatzea eta ulertzea, kontuan hartuz zer antzekotasun dituen, beste dimentsio batzuetan, baliabide-bilduma ezagun batekin.

Antolaketa-sistemak irudikatzen baditugu diseinu-espazio bateko puntu edo eremu gisa, errazagoa suertatuko zaigu bilduma-mota berriak edo berezituagoak eta horien elkarreraginak sortzea. Demagun, esaterako, diseinu-espazioa mapa bat dela, antolaketa-sistemak biltzen dituena: kategoria tradizionalek dentsitate handiko hiriguneak osatuko lituzkete; horien inguruko eremu hutsak edo «zuriguneak», aldiz, oraindik existitzen ez diren antolaketa-sistemak lirateke. Zurigunea bete lezakeen antolaketa-sistema baten ezaugarriez pentsatu, eta azter dezakegu ea zer berrikuntza egin behar liratekeen teknologian, prozesuetan edo politiketan, gure antolaketa-sistema bertan eraiki dezagun. Analogiaren bidez, antolaketa-sistema batean erabiltzen diren printzipioak identifikatu eta aplikatu ditzakegu beste sistema batzuk ulertu edo diseinatzeko.