4. Antolaketa-sistemetako baliabideak

Robert J. Glushko, Daniel D. Turner, Kimra McPherson, Jess Hemerly

4.3 Baliabideen identitatea

Antolaketa-sistema bat eraiki nahi bada, hauek dira funtsezko betebeharrak: arlo bati dagozkion baliabideen identitatea zehaztea; erabakitzea ea zer ezaugarri diren garrantzitsuak edo nabarmenak arlo horretan diharduten pertsonentzat eta sistementzat eta, ondoren, zehaztea zer printzipioren bidez biltzen edo definitzen dituzten ezaugarri horiek baliabideen arteko harremanak. Norbanakoek baliatzen dituzten helmen txikiko antolaketa-sistemei dagokionez, zeregin horiek gauzatzeko metodoak ez dira sistematikoak izaten, ad hoc erakoak baizik; horrenbestez, antolaketa-sistemak idiosinkratikoak izaten dira, eta ez dira ondo txertatzen. Beste muturrean, instituzioetako eta industriako antolaketa-sistemetan, batez ere informazioa barra-barra erabiltzen den eremuetan, diseinu-metodo sistematikoak behar izaten dira, zehazte aldera zer baliabidek izango dituzten identitate bereiziak eta zer harreman izango duten elkarren artean. Ondoren, eredu kontzeptualetan deskribatzen dira bai baliabideak bai beren harremanak, eta, eredu horiek gida gisa erabiliz, baliabideak kudeatzeko eta horiekin elkarreraginean jarduteko sistemak inplementatzen dira.

4.3.1 Identitatea eta baliabide fisikoak

Giza ikusmena eta sistema kognitiboa iaioak dira objektuak identifikatzen, bai eta objektuak eta horien atzealdea bereizten ere. Are, ez dugu zailtasunik izaten objektu bat edo pertsona bat identifikatzeko, distantzia edo angelu berri batetik erreparatzen diogunean ere, edo bestelako argiztapen edo itzal batekin. Futbol-partida bat ikusten dugunean, aise hautematen dugu nola mugitzen diren jokalariak zelaian barna, eta talde bakoitzak bere elastiko bereizgarria duenez, badakigu bi talde ari direla elkarren aurka.

Baditugu hautemate-mekanismo batzuk, zeinei esker objektu iraunkorrak identifikatu baititzakegu, bai eta horien ezaugarri ikusgaiak ere; bada, mekanismo horiek aurrebaldintza bat baizik ez dira honako antolaketa-zeregin hauek betetzeko: objektua identifikatzeko, zer objektu-kategoriari dagokion zehazteko eta zer kategoria nabarmendu behar litzatekeen erabakitzeko. Gehienetan, betebehar horiek automatikoki eta inkontzienteki egiten ditugu; beste batzuetan, ordea, propio hartzen ditugu erabakiak gai horien inguruan. Xedearen arabera, kirol-talde bat hainbat modutara antola dezakegu: baliabide bakar bat balitz bezala, jokalari bereizien bilduma bat balitz bezala, aurrelariak eta atzelariak bereiziz, titularrak eta erreserbakoak bereiziz, eta abar.

Nahiz eta era asko dauzkagun futboleko jokalariak antolatzeko, kasu guztietan jokalaria izango da baliabide identifikagarri txikiena. Hau da, ez dugu inoiz pentsatuko futbolaria denik berariaz antolatu diren hanka, beso, buru eta bestelako gorputz baliabideen bilduma bat, ez baitago gorputz zatiak «muntatuz» gizaki bat sortzeko beste erarik. Modu orokorragoan esanda, badira muga batzuk, materia zatitan edo bildumatan antolatzeari dagozkionak: neurrien, formen, materialen eta beste ezaugarri batzuen eraginez, gauza batzuk baliabide zatiezintzat hartzen ditugu arlo bakoitzean.

4.3.2 Identitatea eta baliabide bibliografikoak

Liburuzainen eta katalogatzaileen munduan, identitatearen auziaz hausnartzea gauza berri samarra da. Liburutegiak duela 4.000 urte inguru sortu ziren, hala ere, azken mendeetan hasi ziren item bakoitzari identifikatzaile edo izen bereizi bat ematen; horren aurretik, goiburu edo gaien «edukiontzi» orokor batean pilatzen zituzten baliabideak. Ondorioz, baliabide baten bila zebilenak, lehenik, asmatu beharra zuen ea zer edukiontzitan egongo zen berak nahi zuen alea –«Historia?»? «Filosofia medikua eta kimikoa?»–; jarraian, kategoria horretan bildutako liburu guztien artean ibili behar zuen miaka, item desiratuaren bila. Aukerak beti ziren ad hoc eta tokian tokikoak, hots, katalogatzaile bakoitzak erabakitzen zuen zer edukiontzi eta multzo egongo ziren bere katalogoan.

Panizzi-k, Lubetzky-k, Svenoniusek eta bibliotekonomiaren arloko beste teorialari batzuek hainbat bereizkuntza ezarri izan dituzte, eta, arian-arian, lau urratseko abstrakzio-hierarkia bat sortu da (ikus 4.5 marrazkia, FRBR abstrakzio-hierarkia): lehenik, lan abstraktua dago; ondoren, horren adierazpenak, hainbat formatu edo generotan egon daitezkeenak; segidan, agerraldi zehatz bat, formatu edo genero horietako bati dagokiona, eta, azkenik item fisiko espezifiko bat.

Berriro itzultzen bagara «Zer da Macbeth deitzen diogun gauza hori?» galderara, ikusiko dugu ezen, abstrakzio-hierarkiaren arabera, hainbat modu daudela galdera horri erantzuteko. Erantzun espezifikoena hauxe litzateke: Macbeth item jakin bat dela, baliabide guztiz zehatz bat, adibidez, orrialdeak tolestuak dituen eta horiz zeharo azpimarratuta dagoen azal biguneko liburu hori, institutuan zeundela irakurri zenuena. Erantzun abstraktuago bat litzateke, berriz, honako hau: lan deituriko idealizazio bat dela Macbeth, eta kategoria horren barruan sartzen direla beste hamaika antzezlan, film, ballet eta sorkuntza intelektual, Shakespeareren jatorrizko antzezlanaren argumentua eta esanahia partekatzen dutenak modu aski identifikagarrian.

4.3.3 Identitatea eta informazio-osagaiak

Informazio ugari erabiltzen den eremuetan, nonahikoak izaten dira dokumentuak, datu-baseak, software-aplikazioak eta bestelako informazio-gordailu zein -iturriak; gainera, horiek guztiak funtsezkoak dira balioa sortzeko erabiltzailearentzat, irakurlearentzat, kontsumitzailearentzat edo bezeroarentzat. Balioa sortzeko, prozesuen kate edo koreografia bat gauzatzen da iturri edo prozesu batetik bestera doan informazioaren gainean, hau da, informazioa konparatu, bildu, koordinatu edo eraldatzen da. Hainbat arlotan erabiltzen dira horrelako prozesuak: kontularitzan, finantza-zerbitzuetan, salmentan, logistikan, hornikuntza-katearen kudeaketan, arriskuen ebaluazioan eta kexen prozesamenduan, zerbitzu legal eta profesionaletan, bezeroentzako arreta-zerbitzuan, ordenagailuen programazioan eta energiaren kudeaketan.

Informazio ugari erabiltzen den eremuetan, nonahikoak izaten dira dokumentuak, datu-baseak, software-aplikazioak eta bestelako informazio-gordailu zein -iturriak; gainera, horiek guztiak funtsezkoak dira balioa sortzeko erabiltzailearentzat, irakurlearentzat, kontsumitzailearentzat edo bezeroarentzat. Balioa sortzeko, prozesuen kate edo koreografia bat gauzatzen da iturri edo prozesu batetik bestera doan informazioaren gainean, hau da, informazioa konparatu, bildu, koordinatu edo eraldatzen da. Hainbat arlotan erabiltzen dira horrelako prozesuak: kontularitzan, finantza-zerbitzuetan, salmentan, logistikan, hornikuntza-katearen kudeaketan, arriskuen ebaluazioan eta kexen prozesamenduan, zerbitzu legal eta profesionaletan, bezeroentzako arreta-zerbitzuan, ordenagailuen programazioan eta energiaren kudeaketan.

Informazio ugariko eremuetan balioa sortzen duten prozesuak «elkarri itsatsita» daude informazio-osagai partekatuen bidez, zeinak trukatzen baitira dokumentuetan, erregistroetan, mezuetan edo era bateko zein besteko baliabide-deskribapenetan. Informazio ugari baliatzen den alorretan, informazio-osagaiak dira baliabide primitibo eta abstraktuak. Horiek dira esanahi-unitateak, horien bidez eraikitzen dira deskribapen konposatuak eta bestelako informazio-artefaktuak.

Informazio ugari erabiltzen den eremuetan, nonahikoak izaten dira dokumentuak, datu-baseak, software-aplikazioak eta bestelako informazio-gordailu zein -iturriak; gainera, horiek guztiak funtsezkoak dira balioa sortzeko erabiltzailearentzat, irakurlearentzat, kontsumitzailearentzat edo bezeroarentzat. Balioa sortzeko, prozesuen kate edo koreografia bat gauzatzen da iturri edo prozesu batetik bestera doan informazioaren gainean, hau da, informazioa konparatu, bildu, koordinatu edo eraldatzen da. Hainbat arlotan erabiltzen dira horrelako prozesuak: kontularitzan, finantza-zerbitzuetan, salmentan, logistikan, hornikuntza-katearen kudeaketan, arriskuen ebaluazioan eta kexen prozesamenduan, zerbitzu legal eta profesionaletan, bezeroentzako arreta-zerbitzuan, ordenagailuen programazioan eta energiaren kudeaketan.

Informazio ugariko eremuetan balioa sortzen duten prozesuak «elkarri itsatsita» daude informazio-osagai partekatuen bidez, zeinak trukatzen baitira dokumentuetan, erregistroetan, mezuetan edo era bateko zein besteko baliabide-deskribapenetan. Informazio ugari baliatzen den alorretan, informazio-osagaiak dira baliabide primitibo eta abstraktuak. Horiek dira esanahi-unitateak, horien bidez eraikitzen dira deskribapen konposatuak eta bestelako informazio-artefaktuak.

Informazio ugariko eremuetan balioa sortu nahi denean, aproposena da informazio-osagaiak hiztegi kontrolatu komun batekoak izatea, edo informazio-osagai bakoitzak erabiltzen duen hiztegia aski xehea eta zehatza izatea, beste osagaiekin bateratzeko adina. Adibidez, pertsona baten osasun-historialak balioa sor dezan, premiazkoa da hainbat iturritako informazioa uztartu ahal izatea –medikuek, osasun-zentroak, erietxeak eta aseguru-etxeak emandako informazioa–, zeren denek partekatzen baitute osagai bera, «pazientea» alegia, informazio-puska logiko gisa.

Informazio-osagaiei buruzko definizio abstraktu hori ez da lagungarria suertatzen osagaiok identifikatzeko, beraz, irizpide heuristiko batzuk txertatuko ditugu. Informazio-osagai bat zera izan daiteke: 1) Etiketa edo identifikatzaile bereizgarri bat duen edozein informazio-unitate; edo, 2) Edozein informazio-pusketa, bere burua gordetzen duena eta bere horretan uler daitekeena.

Hainbat hamarkadaz, ahalegin praktiko eta teoriko eskerga egin da eredu kontzeptualetan, teoria erlazionalean eta datu-baseen diseinuan, eta, horren ondorioz, metodo zehatzak garatu dira informazio-osagaiak identifikatzeko, betiere informazioari dagozkion baldintzak eta arauak zehatz-mehatz adieraz badaitezke. Adibidez, negozio-transakzioen eremuan, item-zenbakiak, kopuruak, prezioak eta ordainketari buruzko informazioa datu-mota jakin bat bezala kodetu behar izaten da –zenbaki osoak, hamartarrak, Unicode soka, etab.–, balio posible argiki definituekin eta gertaera-arau argiei jarraituz.

Dokumentu Moten Espektroaren mutur transakzionalean (ikus 4.2.1 koadro gehigarria: Baliabideen eremua), erraza eman dezake osagaiak identifikatzea, azalean behintzat, izan ere, mutur horretan eskaerak, fakturak, formularioak eta bestelako dokumentu-mota oso egituratu batzuk daude –hala nola produktuen katalogoak–, non informazio-puskak, normalean, etiketatuta agertzen baitira, eta argiki zedarrituta ere bai, koadro, lerro, espazio zuri edo bestelako aurkezpen-ezaugarrien bidez; horrela, argi kodeturik agertzen dira eduki-moten arteko bereizkuntzak. Esate baterako, online eskaera-formulario batean, etiketa hauek agertzen badira, ITEMA, BEZEROAREN IZENA, HELBIDEA eta ORDAINKETARI DAGOKION INFORMAZIOA, horrek iradokitzen du ezen informazio-pusketa horiek osagai semantikoki ezberdinak direla banaketa-aplikazio batean. Gainera, etiketa horien baliokideak ager daitezke eskaera-formularioa inplementatzen duen iturri-kodean, edo etiketa gisa ager daitezke eskaera-aplikazioak sorturiko XML dokumentuan: John Smith eta A-19. Horrela, dokumentua erraz azter daiteke, eskaeren kudeaketarako aplikazioak beste zerbitzu batzuetara bidaltzen duenean.

Edonola ere, osagaiak identifikatzeko metodo teorikoak, hala nola teoria erlazionala eta normalizazioa, oso egokiak diren arren datu egituratuen kasuan, ezin dira zehatz-mehatz erabili informazioaren baldintza kualitatiboak direnean, eta ez hain zehatzak, hau da, Dokumentu Moten Espektroaren mutur narratiboari gagozkionean. Horrelako informazio-baldintzak ohikoak dira narratiban, dokumentu-mota erdi-egituratuetan eta egiturarik gabeetan, eta bestelako informazio-iturri batzuetan, adibidez, zuzenbidean, hezkuntzan eta zerbitzu profesionaletan sarri agertzen direnetan. Dokumentu narratiboen artean badira argitalpen, txosten, arau eta prozedura teknikoak, bai eta egitura gutxiagoko informazioa ere, non osagai semantikoei apenas jartzen baitzaie etiketa espliziturik, eta testu orokorragoarekin inguratuta egoten baitira. Dokumentu transakzionaletan, semantika zehatz-zehatza erabili behar da, ordenagailuek uler dezaten; dokumentu narratiboak, ordea, jendeak erabiltzen ditu, eta jendea gai denez, zerbaiten esanahia guztiz ulertu ez badu, galderak egiteko, ez da halako premiarik informazio-osagaien esanahia argi eta garbi zehazteko. Badira salbuespenak, jakina: tarteka, dokumentu narratiboetako zati batzuk etiketa esplizituekin identifikatzen dira, hala nola OHARRA edo OHARTARAZPENA; baina salbuespen horiek, hain zuzen ere, araua frogatzeko balio dute.

4.3.4 Identitatea eta Baliabide aktiboak

Baliabide aktiboek (ikus 4.4.3.2 atala) ahalmena dute efektuak edo balioa sortzeko beren kabuz. Hainbat kasutan, berez pasiboa den baliabide fisiko bati, hala nola produktu bat biltzen duen paketeari edo bidalketa-palet bati, RFID etiketa bat edo barra-kode bat jartzen zaio, eta, horrela, baliabide aktibo bihurtzen da. Telefono mugikorretan badira identifikatzaileak, gailuari edo suskriptoreari dagozkionak; horregatik, mugikor baten bidez komunikatzen den informazioa oro biekin lot daiteke, mugikorrarekin, eta, zeharka bada ere, pertsona jakin batekin. Baliabideak IP helbide bat baldin badauka, esaten da ezen «Gauzen Internet» delakoaren parte dela.

Baliabide aktiboetatik balioa sortzen duten antolaketa-sistemak maiz egoten dira baliabide pasiboen antolaketa-sistemekin batera; batzuetan, elkarren osagarri dira bi-biak. Liburutegi tradizionaletan, liburuak modu pasiboan egoten dira apaletan jarrita, eta erabiltzaileek liburuen bizkarra irakurri behar zuten, zer ale zen jakiteko. Gaur egun, liburutegi batzuetako liburuek RFID etiketa aktiboak dauzkate; ondorioz, informazio-iturri dinamiko bihurtzen dira, zeinek beren kokapena jakinarazten baitute, eta, horrela, beren burua identifikatzen. Era berean, supermerkatuetan edo saltoki handietan, baliteke ondasunak apaletan antolatzea, baliabide fisiko eta pasibo gisa; antolaketa-sistema tradizional horri gainjartzen zaio, ordea, beste antolaketa-sistema bat, zeinak transakzioei buruzko informazioa biltzen baitu salmenta-puntu deritzen gailuetatik –ordainketa-kutxetan itemak eskaneatzean sortzen da informazio hori–, eta, horrela, automatikoki eskatzen dira ondasunak eta automatikoki hornitzen da dagokion dendako inbentarioa. Denda batzuetan, sentsore batzuk jartzen dira apaletan, zeinak etengabe «mintzatzen baitira ondasunekin»; bildutako informazioari esker, inbentarioaren mailari euts diezaiokete, eta gai dira, are, ondasun baliotsuen lapurreta eragozten laguntzeko, ondasunei jarraituz dendan edo biltegian barna. Inbentarioa, horrenbestez, baliabide aktiboen bilduma bilakatzen da: item bakoitza prest dago bere kokapena iragartzeko eta bere salmenta gauzatzeko.