2.4 Zenbat antolatu nahi da?

«Egia bibliografiko orokorra da dokumentu guztiak ez liratekeela maila berean antolatu behar» (Svenonuis, 2000; 24)

Baliabide guztiak ez dira maila berean antolatu behar. Atal honetan, laburki azalduko dugu antolaketa-mailaren nozioa; horretarako, nozio horren hiru dimentsio garrantzitsu aipatuko ditugu, zeinak elkarri loturik baitaude: baliabidea deskribatu edo antolatzeko erabiltzen den xehetasun-kopurua, baliabideak zer neurritan antolatzen diren klase edo kategoriatan eta baliabideen deskribapen eta antolaketak, oro har, zer neurritan taxutzen dituen elkarreragin-jarduerak antolaketa-sistemetan eta horien artean.

Gogoan izan behar da atal honetako galdera ez dela «zenbat gauza antolatu nahi dira?», ezpada zer mailatan antolatu nahi diren gauzak. Beste modu batera esanda: «zenbat antolaketa-printzipio hartu dira aintzat» antolaketa-sistema honetan? Armairua antola dezakezu arropek estaltzen duten gorputz-zatiaren eta urtaroaren arabera; online musika-denda batek, berriz, baliabideak antolatuko ditu honako irizpide hauen bidez: generoa, artistaren izena, taldearen izena, diskoaren izena, fama, argitalpen-data eta abar. Beraz, esan genezake online musika denda askoz antolatuago dagoela armairua baino, izan ere, antolaketa-printzipio gehiago hartzen baititu aintzat.

Bilduma bateko baliabide guztiek ez dute deskribapen-maila berdinaren beharrik; 2.3 atalean –Zergatik antolatu nahi da?– azaldu dugu horren zergatia: antolaketa-sistemek era askotako xedeak dituzte eta era askotako elkarreragin-jarduera eta funtzioak ahalbidetzen dituzte. Aldera ditzagun «deskribapen-mailaren» continuumaren bi muturrak: badira, esaterako, «albisteen berri jasotzeko» aplikazioak eta «albisteen hariak»; jende askok erabiltzen dituenak. Aplikazio horiek (Google Alert adibide on bat da), hitz gako bat edo bi aintzat hartuz, albisteen laburpen eta goiburuetan bilatzen dute, eta gai zehatz horri buruzko berriak aukeratzen. Algoritmo matematiko hori gauzatzea erraza da, baina kanpoan uzten ditu hainbat albiste, hala nola hitz gakoen sinonimoak erabiltzen dituzten albisteak, beste hizkuntza batean idatzita daudenak edo, jakingarriak izan arren, ez dutenak hitz gakoa aipatzen aplikazioak aztertzen duen zati murritzean. Dena den, halako aplikazioen erabiltzaileek ez dute gertakari jakin bati buruzko artikulu guztiak irakurtzeko premiarik, hortaz, aski dute albiste bakoitzaren deskribapen mugatuarekin eta deskribapenak alderatzeko metodo sinplearekin.

Bestalde, antolaketa-sistema sinple hori ez da egokia baldin eta kontzeptu, gertakari edo arazo bati loturiko dokumentu guzti-guztiak berreskuratu nahi badira, eta eginkizun hori funtsezkoa da akademiko, zientzialari, asmatzaile, mediku, abokatu eta antzeko langileentzat: halakoek, izan ere, eremu jakin bateko dokumentu garrantzitsu guztiak deskubritu beharra izan dezakete. Halako antolaketa-sistemetan, dokumentu bakoitzaren deskribapen bibliografiko eta semantiko xeheak behar dira; katalogatzaile profesionalek egingo dute lan hori ziur aski, eta baliteke hiztegi kontrolatuko terminoak erabiltzea deskribapenaren esanahia sendotzeko.

Halaber, merkatari edo enpresek erabaki ezberdinak hartzen dituzte SKU delakoei esleitzen dizkieten deskribapenen neurriaren eta xehetasun-mailaren harira, aldeak baitaude hornitzaileen, xede-bezeroen eta bestelako negozio-estrategien artean. Demagun autoaren haizetakoa izorratu zaizula, likidoa tantaka ari dela, eta mekanikariari eraman diozula, konpon dezan: jakinaraziko dizute gomazko zigilua hautsita dagoela, eta horregatik jariatzen dela likidoa, baina, zure etsipenerako, ezin duzu zigilu berri bat erosi eta kito, aitzitik, osorik ordezkatu beharko duzu «haizetako-garbigailuaren» gordailua, zigilua ez baita pieza horren parte txiki baina funtsezko bat besterik. Era berean, bi negozio-aplikaziok, informazioa trukatu eta bateratu nahi badute bezeroei buruz, arazoak izango dituzte baldin eta aplikazio batean bezeroaren «IZENA» bakarrik eskatzen baldin bada eta bestean, aldiz, «IZENA» eta «ABIZENAK» eskatzen baldin badira.

Baliabideen bilduma berbera izanda ere, jendea ez da ados jartzen ea zenbateko antolaketa nahi duten edo zer neurritan onar dezaketen antolaketa eza. Tom Malone-k ikerketa bat egin zuen, klasiko bilakatu dena, eta aztertu zuen nola antolatzen zituen jendeak bere bulego eta lan-mahaiak; bi metodo alderatzen zituen: «artxibatzaile»en eta «metatzaile»en metodoak. Artxibatzaileen mahaiak garbi zeuden, beren paperak sistematikoki antolatuta kategoriatan; metatzaileen mahaietan, aldiz, nahaspila zen nagusi, eta ahalegin gutxi egiten zuten ezer antolatzeko. Kontraste horrek badu baliokiderik beste antolaketa-sistema batzuetan, eta erraz samar irudika dezakegu zer gertatuko den baldin eta pertsona «txukunzale» bat eta pertsona «zabar» bat elkarrekin bizitzen hasten badira.

Antzekoa gertatzen da negozio, armada, gobernu eta jende antolatzeko balio duten sistema instituzional guztietan: antolaketa-mailaren sail zabal bat topatuko dugu, eskasetik ugarira doana. Eremu zabal bat eta jende asko biltzen dituzten erakundeetan, hierarkia sakonak izaten dira, eta gertatzen direnen berri eman behar izaten da zehazki; goi-goian, operazio-burua (CEO, ingelesezko sigletan), nagusia edo presidentea egoten da, eta, gero, presidente-orde, zuzendari, sailburu eta managerren geruza ugari (edo koronelak, kapitainak, lotinantak eta sarjentuak). Erakunde txikiagoetan aniztasun gehiago egoten da: batzuetan, hainbat geruzaren bidez gauzatzen da kudeaketa; beste batzuetan, ordea, antolaketa horizontalagoa da: kudeaketako maila gutxiago eta autoritate-tarte zabalagoak izaten dira, eta langile indibidualek autonomia handiagoa izaten dute. Enpresa hasiberri ugarik ahalegina egiten dute kudeaketa-egiturarik batere gabe hazteko, sinesten baitute berritzaileagoak eta bizkorragoak izango direla horrela, baina frogek erakusten dutenez, erabakien ardura ez badu inork hartzen, erantzukizun-gabeziak erabaki kaskarrak eragiten ditu, edo batere erabakirik ez hartzea bestela, ezta halakoen behar gorria dagoenean ere.

Edozein modutan, pertsonei egokitzen bazaie baliabideak deskribatzea eta antolatzea, hori lana da. Horregatik, antolaketa-sistemetako interes-taldeak, sarritan, ez dira ados jartzen baliabide bilduma batean behar den antolaketa-mailari dagokionez, horrek berekin dakartzan inplikazioak direla-eta: nork egingo duen lana eta nork jasoko dituen onurak –batez ere ekonomikoak–. Medikuek nahiago dituzte deskribapen narratiboak eta sailkapen-sistema zabalak, horrela errazagoa delako pazienteei buruzko oharrak hartzea. Aseguru-etxeek eta ikertzaileek, ordea, nahiago dituzte formularioen tankerako deskribapen zehatzak eta sailkapen xeheak, medikuaren lana astunago bilakatuko luketenak.

Baliabide-deskribapenen kopurua beti izango da une horretan eskura dauden eta deskribapenak lortzeko, gordetzeko eta erabiltzeko balio duten teknologien araberakoa. XIX. mendeko geologo eta paleontologoek, fosilak aurkitzen zituztenean, informazio orokorra bakarrik biltzen zuten sakonerari eta inguruko alderdi geologikoei buruz, ez zeukatelako neurketa zehatzagoak egiteko teknologiarik eta eskuz idatzi behar zutelako dena. Gaur egun, ordea, gailu teknologikoek informazio puskaz xeheagoa erregistratzen dute, eta teknika sofistikatuen bidez ustiatzen dute, karbono-datazioa kalkulatzeko eta 3 dimentsiotako berreraikitzeak egiteko.

Jendeak sortutako deskribapenekin batera, horiekiko alternatiba edo osagarri gisa, automatikoki sortutako deskribapenak egiten dira gero eta gehiago. Baliabide «adimentsuek», adibidez, sentsoreak baliatzen dituzte informazioa biltzeko beren buruaz zein beren inguruaz (ikus 4.3.4 atala). Gure ordenagailu eta telefonoek informazioa biltzen dute gure teklatu-joaldi, klik, komunikazio eta kokapenaz. Enpresa eta gobernuetako ordenagailuek gure telefono eta ordenagailu pertsonaletan barna eta horien artean jariatzen den eduki gehiena –testu forman dagoena zein ahozkoa– aztertzen eta indexatzen dute. Halako indexek, normalean, pisu bat esleitzen diete terminoei, eta, kalkulu batzuen arabera, ikusten dute nolako maiztasunarekin agertzen diren terminoak bai dokumentu bakoitzean bai bilduma osoan: modu horretan, dokumentuen gaia deskribatzen dute. Bildumako baliabideen deskribapen horiek askoz koherenteagoak dira giza antolatzaileek sortutakoak baino: galderen prozesamendu eta konparazio-jarduera konplexuagoak ahalbidetzen dituzte, antolaketa-sistemako berreskuratze-funtzioen bidez. Adibidez, galderak hedatzeko mekanismoen bidez, sinonimoak eta antzeko terminoak gehitu ahal zaizkio bilaketari, modu automatikoan. Gainera, berreskuratu diren dokumentuak garrantziaren arabera sailkatzeko aukera dago, eta aipatutako estekak aztertu daitezke, gaiari lotutako dokumentu garrantzitsuak topatzeko xedez.

Baliabideen deskribapen automatikoek balizko desabantaila bat dakarte, eta aipatu behar da. Sentsore edo ordenagailu bidez sortutako deskribapen xehe batek, itxuraz behintzat, giza behatzaile batek sorturiko deskribapen sinplea baino zehatzagoa edo fidagarriagoa eman dezake, nahiz eta gizakiak egindakoa erabilgarriagoa izango litzatekeen lortu nahi diren helburuetarako. Are gehiago, deskribapena zenbat eta xeheagoa izan, aukera gehiago dago deskribapena xede berrietarako erabiltzeko. Hori, batetik, desiragarria izan daiteke: enpresa batek bere online dendan izan diren klik guztiak erregistratu ditu, elkarreragin-baliabideen bilduma bat osatzeko, eta, horri esker, produktu garestiagoak edo produktu osagarriak sal ditzakeela ohartu da. Baina, bestetik, baliteke desiragarria ez izatea, izan ere, transakzioei buruzko datu xeheak erabil daitezke pribatutasuna eta eskubide zibilak urratzeko. Bildutako informazioa nork kontrolatzen duen eta informazio hori erabiltzeko edo ez erabiltzeko zer pizgarri dagoen: horra gakoa.

Antolaketa-mailari dagokionez, badago beste muga bat: bildumaren neurria, antolaketa-sistemaren baitan. Baliabide gehiago antolatzeko, deskribapen gehiago egin behar dira, baliabideak elkarren artean bereizteko, eta antolaketa-printzipio mugatzaileagoak ere behar dira. Antzeko baliabideak multzokatu edo sailkatu behar dira, hartara bereizketa garrantzitsuenak nabarmentzeko bildumako baliabideen sorta osoan. Jatetxe txiki batean, ardoen zerrenda labur bat izango dute, hamar ardoz osatua, bi kategoriatan banatua –«beltza» eta «zuria»– eta deskribapen soil batekin –ardoaren izena eta prezioa–. Kontrara, goi-mailako jatetxe batean, ehunka ardo izango dituzte zerrendan; horrenbestez, «beltza» eta «zuria» kategoria nagusien barruan, beste azpi-kategoria batzuk izango dira: herrialdea, eskualdea eta mahats-mota, esaterako. Gainera, ardo bakoitzaren deskribapenean, bestelako datuak ere agertuko dira, hala nola mahastia, urtea, ardoaren puntuazioa eta zaporearen ñabardurak.

Une batean bilduma hainbeste hazten da non ezinezkoa suertatzen baita –ez delako bideragarria ekonomikoki– baliabide bakoitza banan-banan sailkatzea eta jendea arduratzea deskribapen bibliografikoak egiteaz –salbu eta bildumak erabiltzaile mordo bat badu eta haien ahalegin agregatua aski bada–, kasu horretan, «lankidetza jendetsu edo irekia» (crowdsourcing) erabiliko da antolaketa horretarako. Horrek bi ikuspegi eskaintzen ditu, aparte zein batera garatu ahal direnak:

• Batetik, ikuspegi sinpleena: baliabideen edo dokumentuen sortak deskribatzea sorta edo multzo gisa
• Bestetik, antolaketa-teknologia automatikoak eta orokorragoak erabiltzea baliabideak antolatzeko. Antolaketa-teknologia konputazionalen artean, bilatzaileak adibide ezaguna dira, eta 8.6 atalean–Sailkapen konputazionala– beste teknika arrunt batzuk deskribatzen dira –ikaskuntza automatikoari, klusterrei edo analisi bereizleari dagozkionak– zeinak balio baitute kategorien sistema bat sortzeko eta baliabideak kategoria horietan banatzeko.

9. kapituluak baliabide-deskribapenen errepresentazioari erreparatzen dio, teknologiaren eta inplementazioaren ikuspegiari helduz batez ere. 10. kapituluak, aldiz, honako gai hau aipatzen du: deskribapenen nolakotasunak eta neurriak nola eragiten dien informazio ugariko eremuetan baliabideak kokatzen, konparatzen, uztartzen edo beste moduren batera erabiltzen dituzten elkarreraginen gaitasunei.