2.2 Zer antolatu nahi da?

«Zaila bada identifikatzen, zaila izango da deskribatzen, eta, ondorioz, baita antolatzen ere» (Svenonuis, 2000; 13. or)

Baliabideak antolatzen hasi aurretik, baliabideak identifikatu beharra izaten da maiz. Erraza eman dezake antolaketa-sistema bat antolatzea baliabide ukigaien inguruan, baina tentuz ibili behar da baliabide bat zer den ondorioztatzeko orduan. Egoeraren arabera, aldatu egin daiteke «gauza» berari buruzko ikuspegia: egoera batean, item bakar bat izango da; beste batean, aldiz, kategoria zabal bateko partaide baliokidea, edo item baten zatia, ezen ez item bat bere horretan. Adibidez, museo bateko bilduman, eskuz landutako xake-pieza bat item bereizi bat izan liteke, eskuz landutako xake-piezen sorta baten barruan, edo xake-sorta gisa identifikatzen den item baten 33 osagai (taula eta guzti) ez-identifikatuetako bat. Merkatariek, beren salgaiak identifikatzeko, ondasunak zenbatzeko unitatea erabiltzen dute (SKU, ingelesezko sigletan); bada, SKU hori hainbat gauzari lot dakioke: item bakar bati, inbentarioa egitean edo fakturazioan baliokidetzat jotzen diren itemen sorta bati edo gauza ukiezinei, hala nola bermeei.

Ziur aski, etxean ez duzu etiketarik jarriko sukaldeko tiraderetan edo arropen armairuan; denda eta biltegietan, ordea, seinaleak jartzen dituzte korridoreetan eta apalategietan, gauza gehiago antolatu behar dituzte-eta. Baliabideen bilduma bat hazi ahala, sarritan beharrezkoa izaten da baliabide bakoitza modu esplizituan identifikatzea, ordezkoak sortzea –hala nola erregistro bibliografikoak edo deskribapenak, baliabideak elkarren artean bereizteko– eta antolakuntza-mekanismo gehigarriak eratzea, adibidez, apalategietarako etiketak, direktorioak, liburutegiko fitxen katalogoak eta indexak, hartara errazagoa izan dadin bilduma ulertzea eta biltzen dituen baliabideak aurkitzea. Antolakuntza-mekanismoek, maiz, bilduma antolatzeko erabili diren antolaketa-printzipioak iradoki edo antzeratzen dituzte.

Antolaketa-mekanismoak –esaterako, korridoreetako seinaleak, direktorioak eta liburutegiko fitxen katalogoak– ingurumen fisikoan txertatuta daude, antolatu asmo dituzten baliabideak bezalaxe. Baina, mekanismo edo ordezkoak digitalizatzen direnean, gaitasun berriak ahalbidetzen dituzte, eta horrek erronkak dakartza diseinuaren aldetik. Izan ere, antolaketa-sistema digitalak diseinatzeko eta martxan jartzeko garaian, printzipio abstraktuagoak balia daitezke, muga gutxiagorekin, baliabide fisikoak bakarrik antolatzen direnean baino. Baliabide fisiko bat, une jakin batean, toki bakarrean egon daiteke, eta baliabidearen tamainak, kokapenak eta bestelako ezaugarriek eragina izango dute horrekiko elkarreragin-jardueretan. Aldiz, kopia eta ordezko digitalak toki batean baino gehiagotan egon daitezke aldi berean, eta modua ematen dute bilaketak egiteko, sailkatzeko eta bestelako elkarreragin-jarduerak gauzatzeko, gauza ukigaiekin ezinezkoa suertatzen den eraginkortasunez eta abiaduran.

Antolatu nahi diren baliabideek informazioa biltzen badute, erronka bat izango da antolaketa-unitatea zehaztea; ziur aski, beharrezkoa izango da ezaugarri fisikoetatik harago joatea eta baliokidetasun kontzeptuala edo intelektuala aintzat hartzea. Esate baterako, bigarren hezkuntzako ikasle baten ikuspegitik, baliokideak izan daitezke Macbeth antzezlan shakespearetarraren bertsio inprimitua eta digitala, eta, beharbada, irakasleari ziria sartzen saiatuko da, antzezlanaren zinema-egokitzapena ikusiz. Ikaslearentzat, baliabide berdina dira Macbethen bertsio guztiak; liburuzain eta akademikoek, ordea, ñabardura sotilagoak bereizten dituzte.

Digitalki sortutako baliabideak kudeatzeaz arduratzen dira gero eta antolaketa-sistema gehiago. Testu digitalak, onenean, marka esplizitu batekin zifratu daitezke, egiturazko mugak eta edukiari dagozkion berezitasunak bilduz, zeinak erabil baitaitezke baliabideen antolaketa edo berreskuratzea (edo biak) errazteko. Praktikan, baina, testuen errepresentazio digitalak irudi eskaneatuak izan ohi dira, eta ez dute balio ezer prozesatzeko edo elkarreraginean jarduteko. Antzeko zerbait gertatzen da musika, argazki, bideo edo bestelako eduki ez-testualen errepresentazio digitalekin ere –sentsoreek bildutako datuekin, adibidez–, zeinetan formatu digitalak opakuak baitira, bai egituran bai semantikan.

Liburu honetan ez zaio erreparatzen jendea antolatzen duten sistemei, baina arduragabea izango litzateke horiek aipatu gabe uztea. Enpresek beren langileak antolatzen dituzte; eskolek, beren irakasle eta ikasleak; kirol-ligek eta -taldeek, beren jokalariak, eta gobernuek, berriz, beren hiritar eta biztanleak antolatzen dituzte, bozkatu, gidatu, eskolara edo medikutara joan eta bestelako onurak jaso ditzaten. Arlo horietan denetan, datuen zientzialariek gero eta gehiago aztertzen dute ea nola jardungo diren, zer erabakiko duten, nola bizi edo hilko diren langileak, ikasleak, kirolariak, bozkatzaileak, gidariak eta kategoria intrintseko zein eratorrien bidez definitutako beste jende-kategoriak guztiak. Jendea hiltzen denean, jada ez da premiazkoa haiei buruzko aurreikuspenak egitea ezein arlotan; hilerriak, halere, oso antolatuta daude.

Maiz, denborari buruz pentsatzen dugunean edo hartaz mintzatzen garenean, baliabide bat balitz bezala jarduten gara; denbora, hain zuzen, bat dator 1.3 atalean eman dugun definizioarekin: «jarduera baten bidez xede bat lortzeko modua eskaintzen duen baliozko edozer». Are gehiago, pentsa genezake antolaketa-sistemak direla egutegia eta erlojua, eta denbora definitzen dutela zehaztasun-maila ezberdinetan, elkarreragin-jarduerak ahalbidetzeko eran. Dena dela, seguru asko erabilgarriagoa da denbora muga gisa hartzea, eragina baitu nola eta zenbat antolatzen dugun.

Zeure posta sailkatzen ari bazara, agian zalantza egingo duzu ea, mezuak sailkatuta, benetan denbora aurreztuko duzun bilaketak egitean. Baina eskala handian –demagun, liburutegi bateko 10 milioi liburuen eskalan–, baliabideak antolatzeko ahalegin eskergak denbora dezente aurrezten die sistemaren bizi-zikloak iraun bitartean erabili dutenei. Gogoan izan konpentsazio bat agertzen dela hemen, antolatzen pasatako denbora eta baliabidea berreskuratzeko behar den denbora alderatzen dituena: gai hori behin eta berriro aipatuko dugu liburu honetan. Pertsonen kasuan, konpentsazioak norbanakoaren behar edo lehentasunen araberakoak izango dira; testuinguru sozial eta instituzionaletan, berriz, baliabideak antolatzen dituzten eta berreskuratzen dituzten pertsonak ez dira berdinak izango oro har, eta horien denbora modu ezberdinean baloratuko du sistemaren jabeak.