1 Sistemak antolatzeko oinarriak

1.1 Antolatzearen diziplina

Antolatzea zera da: gaitasunak sortzea, berariaz inposatuz ordena eta egitura. 

Antolatzea jarduera ohikoa da guztiz, horregatik, sarritan, hartaz gehiegi pentsatu gabe egiten dugu. Antolatzen ditugu zapatak armairuan, liburuak apalategietan, espeziak sukaldean, ordainagiriak eta fakturak errenta-aitorpenerako karpetetan eta baita jendea ere negozio-proiektu eta kirol-taldeetan. Gutako askok, geure lanetan, antolaketa-ataza jakin batzuk egin behar izaten ditugu. Baliteke, are gehiago, horiek egiteko apropos prestatu izana, diziplina-praktika berezituak betez. Ataza horiek ezin hobeki egiten ikasi arren, maiz ez gara ohartzen antzekoak direla guk egiten ditugun antolaketa-atazak eta besteek egiten dituztenak, eta oso antzekoak direla, halaber, lanean egiten ditugunak eta etxean egiten ditugunak. Gehien erabiltzen dugun Antolaketa Sistemei dagokienez, emantzat jo ohi ditugu haien kontzeptuak eta metodoak. 

Liburu honen helburua da irakurleek kontzientzia handiagoa izan dezatela edozein eratako baliabideak antolatzearen esanahiaz, baita baliabideak antolatzeko erabiltzen diren printzipioez ere. Liburu honek, zehazki, Antolaketa Sistema deritzon kontzeptua aurkeztu nahi du: berariaz antolatu den baliabideen bilduma bat, eta horien bidez gauzatu daitezkeen elkarreragin-jarduerak. Liburu honetan aztertuko dugu zer-nolako diseinu-erabakiak hartzen diren baliabideen antolaketa sistematikoak egiteko, eta, bestalde, zer diseinu-patroiren bidez eratzen diren baliabideen arteko elkarreraginak.

Gauza fisikoak antolatzen ditugu. Gutako bakoitzak era askotako gauzak antolatzen ditu bere bizitzan: liburuak apalategietan; errenta-aitorpenaren agiriak karpetatan; arropa tiradera eta armairutan; sukaldeko tresnak tiraderatan. Liburutegi publikoek, adibidez, liburuak, aldizkariak, mapak, CD-ak eta DVD-ak antolatzen dituzte, baita binilo zahar batzuk ere. Ikerketa-liburutegiek, aurreko gauza horiez gainera, eskuizkribu bereziak, panfletoak eta partiturak antolatzen dituzte, bai eta inprimatutako bestelako informazio ugari ere. Museoek, beren aldetik, margoak, eskulturak eta bestelako artefaktuak antolatzen dituzte, balio kulturala, historikoa eta zientifikoa dutenak. Dendek eta hornitzaileek beren salgaiak antolatzen dituzte kontsumitzaileentzat, eta baita bata bestearentzat ere. Kirol-ligetan, jokalariak taldetan antolatzen dira; taldeek, berriz, beren posizio edo betekizunaren arabera antolatzen dituzte jokalariak. 

Gauza fisikoei buruzko informazioa antolatzen dugu. Gutako bakoitzak gauzei buruzko informazioa antolatzen du, adibidez, gure etxe barruan dauden gauzen inbentarioa egiten dugunean seguruaren kontuetarako, edo nahi ez ditugun gauzak saltzen ditugunean eBay-n, edo jatetxe bati nota jartzen diogunean Yelp-en. Liburutegietako txartelen katalogoek, eta horien online baliokideek, azaltzen digute zer liburu biltzen diren liburutegi batean, eta non topatuko ditugun. Sentsoreek eta RFID etiketek, berriz, salgaien mugimenduari jarraitzen diote –baita liburutegiko liburuei ere–, horniketa-kateetan barna, eta orobat jarraitzen diote autoen mugimenduari (edo mugimendu ezari) autobideetan. 

Gauza digitalak antolatzen ditugu. Gutako bakoitzak bere informazio digitala antolatzen du –mezu elektronikoak, dokumentuak, liburu elektronikoak, MP3 eta bideo dokumentuak, hitzorduak, kontaktuak– bere ordenagailuan, mugikorrean, irakurgailuan edo «hodeian»; horretarako, Interneteko protokoloak darabiltzaten informazio-zerbitzuak baliatzen ditugu. Ikerketa-liburutegi handiek, berriz, aldizkari eta liburu digitalak, programa informatikoak, gobernuaren datu-sortak edo datu-sorta zientifikoak, datu-baseak eta beste era askotako informazio digitala antolatzen dute. Enpresek beren negozio-agiriak eta bezeroei buruzko informazioa antolatzen dute enpresaren beraren aplikazioetan, eduki-biltegietan eta datu-baseetan. Erietxeek eta klinikek gorde eta elkarren artean trukatzen dituzte bezeroen historialak, X-izpien probak eta eskanerren emaitzak. 

Gauza digitalei buruzko informazioa antolatzen dugu. Liburutegi digitalen katalogoek, webguneek eta bilketa-webguneek beste baliabide digital batzuetara iristeko estekak antolatzen dituzte. Bilatzaileek, webguneen edukia eta estekak aztertzeaz gainera, garrantziaren arabera sailkatzen dituzte, eta, horrela, gure arreta erakarri nahi duten milaka milioika webguneak antolatzen dituzte. Interneten oinarritutako zerbitzuak, datuak elikatzeko sistemak eta bestelako informazio baliabideak elkarri lotu ahal zaizkio, informazio ugariko negozio-prozedurak egin ditzaten, edo elkarri gehitu eta aztertu daitezke, informazio-zerbitzuen aurreikuspena eta pertsonalizazioa ahalbidetzeko. 

Errepara diezaiogun hurbilagotik antolaketaren lau modu edo testuinguru horiei. «Gauzak antolatzea» eta «informazioa antolatzea» bereizi ditugu. Lehen begi-kolpean, eman dezake kontu zeharo ezberdinak direla, batetik, gauza fisikoak antolatzea –hala nola liburuak, CDak, makina baten zatiak edo sukaldeko tresnak– eta, bestetik, gauza digital ez-ukigaiak antolatzea. Gauza fisikoak antolatzeko, sarritan, beren forma, neurri, material edo fabrikazioa hartzen dugu aintzat, edo, bestela, beren ezaugarri berezko eta agerikoen arabera antolatzen ditugu: adibidez, jantzien armairuan, alkandorak antola ditzakegu estiloaren edo kolorearen arabera, eta gure musika-bilduma antolatzeko, berriz, binilo zaharrak eta CDak bereizi ditzakegu. Liburuak beren neurriaren arabera sailka ditzakegu apalategian, esaterako, liburu ilustratu handi eta astunak beheko apalean jarriz. Jantziak eta informazio-artefaktu ukigaiak beren ageriko ezaugarrien araberako antolatzeko modu horrek, itxuraz behintzat, ez du zerikusirik Kindle irakurgailuan liburu digitalak gorde eta antolatzeko moduarekin, ez eta musika digitala musika-irakurgailuan antolatzeko dugun moduarekin ere. Badirudi X-izpiak sailkatu, gorde eta horietara jotzearen jarduerak ezberdinak izango direla baldin eta X-izpiak filmean inprimatuta badaude edo, ostera, formatu digitalean badaude. 

Batzuetan, informazioa formatu ukigaian baldin badago, gauzak antolatzearen eta informazioa antolatzearen prozesua antzeko samarra da, eta ez da harritzekoa. Izan ere, aurreko bi hamarkadetan informazio digital nonahikoa zabaldu bada ere, epe laburra da hori, kontuan hartuta gizakiek hamar mila urtetik gora igaro dituztela informazioa harrian zizelkatzen, buztinean lantzen, edo tintaz idazten papiroetan, pergaminoan edo paperan. Informazio-artefaktu ukigai horien ondorioz, informazioa gauza fisiko gisa hartzen duen ikuspegia sakon txertatu da gure kulturan, hizkuntzan eta informazioa diseinatzeko eta antolatzeko ditugun metodoetan. Informazio ukigaiari buruzko ikuspegi hori bereziki nabarmena da liburu bitxien bildumetan, non liburuen izaera fisikoa gurtzen baita, eta arreta berezia eskaintzen baitzaio horien azal, kaligrafia eta konposizio tipografiko bereizgarriei. 

Nolanahi ere, beste kasu batzuetan alde nabarmenak daude gauzak eta informazioa antolatzeko moduetan, baita informazioa modu fisikoan emanda badago ere. Gure «informazio gauzak» antolatze ditugunean, gehienetan, zer diren hartzen dugu aintzat, eta ez, ordea, haien ageriko ezaugarriak. Etxean, artistaren edo genero musikalaren arabera sailkatzen ditugu gure CDak; sukaldeko liburuak, ostera, bidaia-liburuetatik aparte jartzen ditugu, eta orobat bereizten ditugu fikziozko liburuak eta kontsulta-liburuak. Liburutegiek gaiaren araberako sailkapen-eskemak erabiltzen dituzte, eta horietan badaude ehunka milaka kategoria ezberdin. 

Era berean, batzuetan, gauza fisikoak antolatzean, ez ditugu kontuan hartzen horien ageriko ezaugarriak, eta, horren ordez, beren funtzioaren eta betetzen dituzten atazen arabera banatzen ditugu. Adibidez, erreminta-kutxetan edo lan-mahaian gordetzen ditugu bihurkinak, aliketak, mailua, zerra, zulatzeko makina eta maila, nahiz eta ez duten antzeko ezaugarririk. Horiek denak antolatzeko orduan, ez dugu kontuan hartzen zer itxura duten, ezpada horiekin zer egin daitekeen. Erremintak nor bere funtzioaren arabera antolatzeak badu zerikusirik, neurri batean, liburutegian dokumentuak beren gaiaren arabera antolatzearekin. 

Bestalde, «gauzak antolatzea» eta «gauzei buruzko informazio antolatzea» bereizi ditugu. Bien arteko ezberdintasuna argi geratzen da baldin eta gogora ekartzen badugu liburutegietako txartelen katalogo tradizionala: txartel horietan deskribatzen dira liburutegiko apalategietan dauden liburuak. Gauza bat eta hari buruzko informazioa, bi-biak formatu fisikoan badaude, erraz ikus daiteke lehenengoa baliabide primarioa dela, eta bigarrena, berriz, hori deskribatzen edo horri buruzko informazioa ematen duen baliabide ordezko edo erantsia. 

«Gauza digitalei buruzko informazioa antolatzea»ri dagokionean, bereizketa askoz lausoagoa da. Bilatzaile batean liburu bat bilatzen duzunean, lehenik, liburuari buruzko deskribapena jasotzen duzu, eta, sarritan, liburua bera klik batean eskura dezakezu. Gauza bat eta hari buruzko informazioa, bi-biak digitalak direnean, aipatu dugun bereizketa ez da hain nabarmena, bietako bat edo bi gauzak formatu fisikoan dauden egoerarekin alderatuz gero. Lehen, antola daitezkeen gauzei buruz ari ginela, X-izpiak aipatu ditugu adibide gisa –filmean inprimatutakoak zein formatu digitalean daudenak–; ostera, mediku batek X-izpiak aztertzen dituenean, X-izpi horiek ez al dute pazienteari buruzko informazioa ematen? Eta enpresariek erabakiak hartzen dituztenean marketingari eta prezioei buruz, horretarako informazio digitala aztertuz –jendeak zer edo noiz erosiko duen erakusten duena–, pentsa dezakegu, horrelakoetan bezeroak antolatzen dituztela hainbat kategoriatan, edo bezeroei buruzko informazioa antolatzen dutela. 

«Gauza fisiko»en eta «gauza digital»en arteko ezberdintasunez eta loturez luzaroan eztabaidatu dute filosofoek, hizkuntzalariek, psikologoek eta beste hainbat adituk (Ikus taula gehigarri hauek: Zer da informazioa? eta Datuen eta informazioaren arteko aldea). 

Zaila da azaltzea zer ezberdintasun dagoen gauza fisikoak antolatzearen, gauza digitalak antolatzearen eta gauza fisiko eta digitalei buruzko informazio antolatzearen artean, izan ere, erabiliko ditugun hitz askok hainbat esanahi dituztelako, «informazioa»k berak bezalaxe. Esate baterako, bibliotekonomiaren ikuspegitik, «dokumentu» bat zer den definitzerakoan, horren aurkezpenari edo inplementazioari lotutako balioak aipatzen dira, hortaz, formatu fisiko tradizionalak bakarrik biltzen dira termino horretan. Kontrara, informatikariek ikusmolde abstraktu batetik heltzen diote «dokumentu»ari: horrela deitzen diote informazioa bere baitan biltzen duen unitate orori, eta bereizi egiten dituzte dokumentuaren edukia eta horren aurkezpena edo edukiontzia. 

Antzeko aldaerak izaten dira beste kontzeptu batzuen definizioan, adibidez, «autore» eta «sortzaile» kontzeptuen kasuan. Demagun honako esaldi hau esaten dugula: «Herman Melville da Moby Dick-en autorea »; bada, kasu horretan, «autorea»ren kontzeptuak ez du zerikusirik obraren formatuarekin, hau da, berdin da guri zer etorri zaigun burura, liburu fisikoa ala elektronikoa. Halere, autoretza gauza oso ezberdina da diziplina akademiko batean edo bestean. Are gehiago, badira hainbat eredu estandar baliabideak deskribatzeko, baina zehaztu behar dutenean zer pertsona edo erakunde d(ir)en baliabidearen eduki intelektualaren sortzaile nagusia(k), ez dira bat etortzen. Esaterako, musikaren deskribapena serioski hartzen duten pertsonek kritikatu egiten dute, eta arrazoiz gainera, streaming zerbitzu eta online denda batzuen jarrera, izan ere, «artista» bakar bat aipatzen dute: hala, ez dituzte bereizten konpositorea, zuzendaria, orkestra eta musikaren sorkuntzan bestelako betekizunak dituzten pertsonak.

Baldin eta informazioaren kontzeptuan sartzen badugu ikas dezakegun edozer –«informatzen duen edozer»–, kontzeptua mugagabe bilakatzen da. Gure xedea, liburu honen bidez, zubi bat eraikitzea da, golko intelektual batek banatzen baititu gauzak antolatzeko xedea duten baina gauza ezberdinak antolatzen dituzten diziplinak. Horretarako, egoera jakin batzuei erreparatu behar diegu: egoera horietan, informazioa existitzen da sormen- edo antolaketa-jarduera berariazkoen ondorioz (Ikus taula gehigarria: Antolatzearen Diziplina).

Antolatzearen diziplinaren oinarrietako asko, tradizioan, liburutegien sektorearen ikusmoldetik aurkeztu dira, eta «bibliotekonomian eta informazio-zientzien» arloan irakatsi. Horietako batzuk dira deskribapen bibliografikoa, sailkapena, izendatzea, autoritate-kontrola, kurazioa eta informazio estandarrak. Azken hamarkadetan, ordea, oinarriotan sakondu da, eta, informatikaren, zientzia kognitiboaren eta bestelako eremu berrien bidez, oinarriok zabaldu egin dira, horien barruan txertatuz sektore pribatu eta bibliografiaz kanpoko testuinguruak, multimedia eta sare sozialak eta informazio ugari erabiltzen duten aplikazio berriak eta zerbitzu-sistemak –informatika mugikor, nonahiko eta zientifikoak ahalbidetzen ditu horiek–. Antolatzearen diziplinan egin diren azken gehikuntzak datuen zientziatik eta ikasketa automatikotik datoz, eta abiadurari eta eskalari lotutako gogoetak ekarri dituzte, zeinak azaleratzen baitira indar konputazional masiboa eta estatistika-teknika berriak uztartzen direnean informazioa antolatzeko eta horretan ekiteko.

Datuen zientziaren eta ikasketa automatikoaren metodo eta tresna berriei esker, gai gara informazio gehiago antolatzeko, azkarrago, eta aurreikuspenak egiteko, kontuan hartuz jendeak zer klikatu, erosi edo esan duen. Hau ez da, ordea, halako zerbait gertatzen den estreinako aldia: aurretik ere, ideia eta teknologia berriek auzitan jarri dute jendeak nola antolatzen zituen baliabideak eta nola jarduten zen elkarreraginean horiekin. Orain berrogeita hamar urte, online bilatzeko katalogoak sortu ziren, eta, horren eraginez, jendea hasi zen liburutegia modu guztiz bestelako batean erabiltzen. Weba orain dela hogeita hamar urte eskas sortu zen, zientzialariek modua izan zezaten beren txosten teknikoak elkar trukatzeko; bada, orain, giza jarduera askoren oinarrizko parte bat da. Ez da komeni pentsatzea gauza berrienak dena aldatuko duela, zeren eta gauza berriak sortuko baitira aurrerantzean ere, eta aurrerapen teknologikoak, oraindik ere, pertsonek egindako antolaketa-lanaren mendekoak eta osagarriak dira. Datuen zientziak ez ditu giza antolatzaileak ordezkatuko, ez behintzat beste ezein zientziak gizakiak ordezkatu dituena baino neurri handiagoan (Ikus taula osagarria: Datuen zientzia eta Antolatzearen diziplina).

Hori dela-eta, diziplinarteko ikuspegi bat hartu behar dugu; horri esker, diziplinen puntu komunak azpimarratu ditzakegu, eta erakutsi dezakegu zertan egiten duten bat, ezen ez zertan ezberdintzen diren. Diziplina guztietan irakasten dira, adibidez, baliabideen hautaketa, antolaketa, elkarreraginen diseinua eta mantenua, baina kontzeptu horiek hainbat modutan izendatzen dira. Hiztegi komun bat osatzen baldin badugu, eta horren bidez eztabaidatzen baditugu antolaketak dakartzan erronka eta arazo komunak –diziplina bakoitzaren ikusmolde estuari helduz gero, lotura horiek ilundu egingo lirateke–, hobeto uler ditzakegu izan badiren antolaketa-sistemak, eta, aldi berean, ikus dezakegu ea nola asmatu daitezkeen sistema berriak, bestelako hautuak eginez diseinuan.