11. Antolaketa Sistemen bide-orria

11.6 Antolaketa-sistemak maneiatzea eta mantentzea

Antolaketa-sistemak diseinatu eta inplementatu ostean, horiek martxan jartzeko eta mantentzeko faseak abiatu daitezke, zeinak bi ikuspegitatik landuko baititugu: lehenik, baliabide indibidualen ikuspuntua hartuko dugu; ondoren, antolaketa-sistemaren diseinuari eta inplementazioari dagokion ikusmoldea. Bi ikuspegi horiek ezin dira beti bereizi argi eta garbi. Esate baterako, baliabide indibidualei dagozkien mantentze-ekintzak deskribatzeko erabiltzen da kurazioa, baina baita baliabideen antolaketa berriak dakartzaten ekintzak deskribatzeko ere.

11.6.1 Baliabideen ikuspegia

Batzuetan, antolaketa-sistemak inplementatzen dira, bertako antolaketa-egituretan eta -harremanetan baliabiderik gordetzen ez denean oraindik; baliabideak eskuratu ahala deskribatzen eta gehitzen dira. Antolaketa-sistemaren helmenak eta eskalak moldatzen du deskribapenak sortzeko modua eta, halaber, deskribapenen arabera baliabideak antolaketa-sistemako gordailu fisikotan zein logikotan banatzeko modua. Une horretan, erabaki garrantzitsuak hartu behar dira, zerikusia dutenak metodo-nahasketa egoki bat sortzearekin baliabide-deskribapenen sorrerarako, izan ere, deskribapen-lana gauzatuko duten giza agenteen zein agente konputazionalen araberakoa izango baita deskribapenen kostua, kalitatea, koherentzia, osotasuna eta aberastasun semantikoa (ikus 5.3.6 atala).

Webean oinarrituriko eta bezeroei bideratutako antolaketa-sistemen kasuan, tentagarria izan daiteke erabiltzaileen esku uztea deskribapenak, txartelak edo puntuazioak sortzeko lantegia (ikus 5.2.2.3 atala). Gisa horretako sistema batzuk saiatzen dira deskribapenen kalitatea eta zehaztasuna hobetzen; horretarako, formularioak, hiztegi kontrolatuak eta iradokizunak eskaintzen dituzte. Zaila da orekari eustea: jarraibide eta kontrol gehiegi badago, musutruk diharduten deskribatzaile boluntarioen motibazioa gutxitu daiteke; ostera, jarraibide gutxiegi emanez gero, «etiketa zopa» sobera ezaguna sortuko da.

Operazioari eta mantentzeari dagokionez, badago jarduera funtsezko bat: baliabide-deskribapenak ebaluatzea. Lehenik, sortu diren denbora eta prozesua aztertu behar dira; bigarrenik, aztertu behar da nola eta noiz ahalbidetzen dituzten elkarreragin-jarduerak (ikus 5.3.7 atala).

Antolaketa-sistema batzuk baliabide-sorta finko batekin abiatzen dira, zeina ez baita inola ere aldatuko. Adibidez, ahal bezain hertsiki zehazturiko artxibo batean, ez dira aldatuko baliabide indibidualak, ez eta bildumaren antolaketa ere bere osotasunean. Abraham Lincolnen gutunen artxibo bat ezartzen bada, badakigu Lincolnek berak ez dituela inoiz berrikusiko gutun horiek, ez eta berririk idatziko ere; gainera, artxiboa ikertzen diharduten pertsonek sailkapen zein deskribapen berriak sortu arren, horiek ez dira erabiliko gutunak birmoldatzeko.

Dena den, antolaketa-sistema gehienetan, bilduma aldatu egiten da denborarekin, baliabide berriak gehitzen direlako, eta zaharrak kendu; elkarreragin-jarduerak ahalbidetu behar dira bilduma aldakor horrekiko. Hautapena eta bildumatzea kudeatzeko prozesuak esplizituak dira liburutegietan, museoetan eta antzeko instituzioetan, zeinetako bildumen xedea baita beren erabiltzaile-komunitatearen premia eta lehentasun aldakorrak asetzea (ikus 3.2.2 atala).

11.6.2 Propietateak, printzipioak eta teknologiaren ikuspegia

Erabilgarria da honako gai honetaz hausnartzea: antolaketa-sistema bat, bere osotasunean, nola operatzen eta mantentzen den denboran. Sistemaren antolaketa-propietateak, -printzipioak eta -teknologia nola alda daitezkeen azter dezakegu, eta, era berean, aldaketa-mota desberdinak ordenatu ditzakegu gutxi gorabehera, sisteman izan duten eragin orokorraren arabera.

Aurreikusitako bizialdi luzea duten antolaketa-sistemei dagokionez (ikus 11.3.3 atala), mantentze-lan aurreikusgarrienak hauek dira: deskribapen-hiztegiei eta sailkapen-sistemei loturiko aldaketa gradualak (ikus 8.2.2.3 atala). Kasu edo testuinguru berrien ondorioz, propietate gehigarrien premia badago eta baliabide-moten arteko bereizketak mantendu nahi badira, deskribapen-hiztegiak eta sailkapen-sistemak garatu beharko dira; nolanahi ere, horrek ez du eraginik izango antolaketa-sistemaren printzipio oinarrizkoetan.

Antolaketa-sistema pertsonaletan, kategoriak ez dira beti esplizituak, baina halakoetan ere gauzatzen da kategorien mantentze graduala. Adibidez, unibertsitate-ikasle baten arropa-bilduma eta horiek antolatzeko darabiltzan kategoriak eta propietateak zertxobait aldatuko dira ikasketak bukatzen dituenean eta lanari ekiten dionean hiriguneko bulego batean, izan ere, ikasle-denboretan baino jantzi formalagoak erabili beharko ditu lantokian. Konturatuko da ezen, testuinguru batean zein bestean «arropa informala» terminoa erabiltzen den arren, kasu batean eta bestean ez direla baliabide-mota berdinaz ari.

Kategorien mantentzea etengabeko jarduera bat da antolaketa-sistema instituzionaletan. Gehien erabiltzen diren sailkapen-sistema bibliografikoek zenbaki- eta izendatze-eskemak baliatzen dituzte, kategoriak zatitzea eta azpikategoria berriak sortzea ahalbidetzen dutenak, eta modua ematen dutenak, halaber, jakintzaren eta teknologiaren arlo berriekin lotutako baliabideak eransteko.

Enpresetako antolaketa-sistemetan, aldiz, faktore ekonomikoen ondorioz egin ohi dira aldaketak. Sarritan, baliabide-bildumak eta horiei buruzko informazioa kudeatzeko baliatzen diren propietateak aldatu egiten dira denborarekin, produktu eta zerbitzu berriak daudelako, fusioak zein erosketak gertatu direlako edo bezeroen segmentazioa findu delako. Halaber, baliteke antolaketa-sistema enpresarialetan aldaketa nabarmenagoak egin behar izatea, legeekin edo araudiekin bat egiteko, baldin eta, halakoen bidez, baldintza berriak ezartzen badira diru-fluxuaren edo transakzioen erregistroari dagokionez. Sailkapen eta prozesu nahitaezko horiek betetzeko, antolaketa-printzipio berrien premia izango da beharbada, propietate gradualez gainera (ikus 8.1.5.4 atala).

Badago beste jarduera-mota bat, oso aurreikusgarria, eta antolaketa-sistemetan gauzatu behar izaten dena denboraren igaroarekin: teknologia eguneratzea. Jarduera horrek antolaketa-sistemaren kalitatea edo ahalmenak hobetzen ditu, baina ez dio eragiten antolaketa-printzipioei. Ikasle batek, esaterako, eskola batean eskuz idatzi dituen oharrak eraldatu ditzake, ordenagailura pasatuz, baina horrek ez du nabarmen aldatzen oharren antolaketa-modua.

Antolaketa-sistema instituzionaletan lerrokako biltegiratze-sistemak baliatzen hasiak dira; sistema horiek automatikoki mugitzen dituzte baliabideak, biltegiratze-mota desberdinetan barna, jardunari, eskuragarritasunari eta berreskurapenari dagozkion baldintzak asetzeko. Adibidez, zenbait negoziotan, hala nola bankuetan, zerbitzuaren etenaldiek kalte handia eragin dezakete; hori dela-eta, antolaketa-sistema bereziak baliatzen dituzte, akatsik izanez gero eta sistema saturatuz gero segurtasun-kopietara jo dezaketenak eta ekoizpen-inguruarekin sinkronizatuta daudenak: horrela, etenaldiren bat gertatuta ere, informazioaren irisgarritasuna bere horretan mantenduko da. Bestalde, legeekin bat egin beharra duten baliabideak biltegiratze-diskoetan gorde daitezke, zeinek kostu txikiagoa baitute.

Antolaketa-sistemetako mantentze-lanen artean, baliabideen antolaketa-printzipioen aldaketari eta inplementazio-teknologiaren aldaketari dagozkionak dira korapilatsuenak. Horren adibide gisa, anbizio handiko ahalegina gauzatzen ari dira web semantikoaren eta datu estekatuen kontzeptuak txertatzeko antolaketa-sistema bibliografikoetan (ikus 6.8.2 eta 9.4.3 atalak). Liburutegitan eta museotan baino bizkorrago gertatzen dira aldaketak negoziotan. Teknologia berriek etenak sor ditzakete negoziotako antolaketa-sistemetan; hori dela-eta, baliteke aldaketa handiak egin behar izatea, estrategia-aldaketak ahalbidetzeko, zeinek berekin baitakarte ondasun fisikoen zein informazio-ondasunen bilaketa, berreskurapen edo bidalketa lasterragoak.

Batzuetan, antolaketa-printzipioei eta teknologiari dagozkion aldaketa nabarmenak modu gradualean txertatu daitezke: horretarako, trantsizio-aldi bat egin daiteke, non aldaketak apurka txertatzen baitira baliabide-sorta edo erabiltzaile-talde desberdinetan. Dena den, batzuetan, aldaketak zirt edo zart gauzatu behar dira, halabeharrez, ezinezkoa delako bi antolaketa-sistema, bat ez datozenak, aldi berean jardutea testuinguru batean. Horren adibide gisa, erreparatu diezaiogun kasu honi: Samoan, 2009. urtean, errepidearen zer aldetatik gidatu behar zen aldatu zuten, errotik (Ikus koadro gehigarria: Samoan gidatzea).