2.3 Zergatik antolatu nahi da?

«Informazioa antolatzeko sistemen xede behinena [da] antzeko gauzak elkartzea eta horien artean bereizketak egitea» (Svenonuis, 2000; xi)

Antolaketa-sistemen xede nagusia da, ia definizioak berak zehazten duenez, baliabideak deskribatu edo antolatzea, hartara beranduago kokatzeko edo eskuratzeko modua egon daitezen. Helburu hori betetzeko behar diren antolaketa-printzipioek zerikusia izango dute antolatu nahi diren baliabide- edo eremu-motekin eta antolaketa gertatzen den testuinguru pertsonal, sozial edo instituzionalarekin.

Antolaketa-sistemak bereiz daitezke horien xede nagusi edo lehentasunezko helburuen arabera. Liburutegi, museo eta artxiboak memoriaren instituziotzat jotzen dira sarri, oroz gain baliabideen gordailu direla nabarmentzeko. Bestalde, «informazio-kudeaketarako sistema» edo «enpresa-sistema» deritzen kategorietan, era askotako software-aplikazioak sartzen dira, zeinek antolaketa-sistemak gauzatzen baitituzte, ezinbestekoak direnak negozioetako eguneroko eragiketak egiteko

«Antzeko gauzak elkartzea» antolaketa-printzipio informal bat da antolaketa-sistema askorentzat. Liburutegiak asmatu zituztenetik kasik –duela bi mila urte baino gehiago–, liburuzainek premia sentitu dute metodo sistematikoak garatzeko eta, horien bidez, beren bildumak antolatzeko eta inbentarioa egiteko. XV. mendean, inprenta mekanizatua asmatu zenean, izugarri hazi zen liburuen eta aldizkarien kopurua; ondorioz, liburuzainak gero eta ahalegin finagoak egiten hasi ziren beren antolaketa-sistemen betekizun funtzionalak adierazteko eta betekizun horiek nola gauzatzen zituzten zehazteko.

Gaur egun, informazioan oinarritutako enpresa orok izan behar ditu prozesu eta teknologia sistematikoak, informazioaren sorrera kudeatzeko edo beste nonbait eskuratutako informazioaren bizi-ziklo osoa kudeatzeko. Enpresa komertzialek prozesuak behar dituzte negozio-eragiketak egiteko beste bezero eta enpresa batzuekin, eta negozioetako estrategia edo taktikak garatzeko, betiere kontularitza, zerga-bilketa, giza baliabide, datuen babes eta bestelako alorrei dagozkien arau eta legediekin bat eginez. Enpresa handietan, halako funtzioak guztiz espezializatuta daude, eta konplexuak dira oso, horregatik, antolaketa-sistemek nork bere izena dute: Enpresako Baliabideen Planifikazioa, Enpresako Edukiaren Kudeaketa, Enpresako Datuen Kudeaketa, Hornikuntza Katearen Kudeaketa, Erregistroen Kudeaketa, Bezeroekiko Harremanaren Kudeaketa, Negozioetako Adimena, Jakintzaren Kudeaketa eta abar. Enpresa handietako antolaketa-sistemen artean, negozio-eragiketetarako informazio-baliabideak kudeatzeaz arduratzen direnak ditugu sistema garrantzitsuenak; hala ere, halako enpresek beren liburutegi eta artxiboak ere behar izaten dituzte.

Dokumentuak formatu fisikoan edo jatorrizko formatuan gordetzea da artxiboen eta antzeko antolaketa-sistemen xede nagusia; halako sistemetan, esanahi kultural, historiko edo ekonomikoa duten dokumentuak biltzen dira, zeinak baliagarriak baitira epe luzeko lekukotza gisa. Era berean, informazio edo jakintza ugarirekin lan egiten duten enpresen antolaketa-sistemetan, zeinetan informazioa formatu digitaletan gordetzen baita batez ere, xede garrantzitsua da kontserbazioa. Enpresek eta gobernu-organoek, normalean, erregistro batean gorde behar dituzte, legeak hala aginduta, honako alderdi hauei buruzko datuak: finantza-transakzioak, erabakiak, langileei lotutako kontuak eta bestelako informazio funtsezkoak, hala nola negozioaren iraupenari, arau eta prozedura legalekin bat egiteari eta gardentasunari dagozkionak.

Memoriari lotutako instituzioetan eta enpresetan baliabideak antolatzeak dakartzan baldintzei buruzko eztabaidak, beharbada, iradoki lezake ezen baliabideak eraginkortasunez gordetzea eta berreskuratzea dela antolaketaren xede gorena, eta hala da zenbait kontestutan. Baina hainbat arrazoirengatik antolatzen dira baliabideak, eta hori aise ikusten da antolaketa-sistema pertsonalei erreparatzen zaionean. Bestalde, biltzeko eta berreskuratzeko funtzioaren eraginkortasunaz aparte, badira beste modu batzuk antolaketa-sistemak konparatzeko.

Jendeak bere baliabide pertsonalak antolatzen diharduenean, baliabideak aurkitzeko egin beharreko ahalegina minimizatzea izaten da helburu nagusietako bat. Antolaketa-sistema instituzionaletan, baliabideak aurkitzeko lana errazten da hainbat bitartekoren bidez: baliabideen deskribapenak (kanpotik eginak), bilatzen laguntzeko tresnak, sailkapenak, bilatzaileak eta orientatzeko zein nabigatzeko mekanismoak; aldiz, antolaketa-sistema pertsonaletan, baliabideak aurkitzeko eginkizuna jarduera kognitiboa izaten da batez ere: oroitu beharra duzu non dauden baliabideak eta nola antolatzen diren. Pertsona bakoitzak esperientzia eta zaletasun bere-bereak baititu, ez da harritzekoa pertsonek baliabide antzekoak modu ezberdinetan antolatzea, antolaketa errazago hautemateko eta gogoratzeko asmoz. Hortaz, bakoitzaren baliabideen antolaketak agerian jarri ohi ditu helburu estetiko edo emozionalak: adibidez, pertsona batzuek kolorearen arabera edo gustukoenetik hasita antolatzen dituzte liburuak eta arropa; baliabideen antolaketak, halaber, jarrerak isla ditzake: adibidez, pertsona batzuek sukaldearen gainazalean edukitzen dituzte espezia eta bizigarri erabilienak, despentsan gorde beharrean.

Norbanakoek beren paper, liburu, dokumentu, disko, CD, DVD eta bestelako informazio-baliabideak gordetzen dituztenean, era askotako antolaketa-sistemak balia ditzakete. Zergatik? Bada, besteak beste, kontuan hartzen dutelako antolatu nahi dituzten baliabideen edukia. Are gehiago, norbanakoek erabiltzen dituzten antolaketa-sistema asko web aplikazioek gauzatzen dituzte, eta, horregatik, baliabide fisikoak baino iristerrazagoak dira.

Beste modu batera esanda, informazio-baliabideek, berez, balizko erabilera gehiago dauzkate baliabide fisikoek baino –sardexkak, lapikoak…–; beraz, ez da harritzekoa bulegoetako antolaketa-sistemak are anitzagoak izatea sukaldeetakoak baino.

Bildumaren edo erabiltzaileen neurria hazten denean, bi gauza gerta daitezke. Lehenik, sistemak lortzen badu elkarreraginaren aztarnak hartzea eta elkarreragin-baliabide bilakatzea, balio gehigarria sor daiteke baliabide horiek aztertuz: elkarreragin-jarduerak hobetu daitezke, berriak iradoki, edo aurreikuspenak egin, jakite aldera nola jardungo diren erabiltzaile indibidualak zein erabiltzaile-multzoak. Bezeroekiko transakzio ugari gauzatzen dituen enpresa orok egiten ditu halakoak; esate baterako, janari azkarra eskaintzen duen jatetxe batek aztertuko ditu salmentari eta denborari buruzko datuak, eta, akaso, ilara bizkor bat sortuko du, gehien saltzen diren produktuentzat, edo baliteke zenbait produkturen multzoak osatzea, zeinek salmentak handituko baitute sukaldeko eta salmahaiko jarduna optimizatuz. Amazon.com eta beste txikizkari batzuk, bilaketen aztarna xeheak baliatuz, gai dira biltzen dituzten salmenta-datuak handitzeko, modu honetan: bezero batek produktu bat begiratu arren erosten ez duenean, balizko transakzio gisa gordetzen da produktu hori, eta input gehigarri bihurtzen da webgunean prezio- eta gomendio-sistema sofistikatuan.

Antolaketa-sistema baten tamaina edo erabilera handitzearen beste ondorio probable bat zera da: jende guztiak ez duela iritzi bera izango antolaketa-sistemaren helburuei edo diseinuari dagokionez. Sukaldea partekatzen baduzu beste pisukide batzuekin, seguru asko horren antolaketari buruzkoak negoziatu beharko dituzu, eta zenbait kontutan ados jarri beharko duzue, denak ondo konpon zaitezten. Antolaketa-sistema formal eta instituzionaletan, interes-taldeen arteko gatazkak askoz larriagoak izan daitezke, eta baliteke, are, kontratu komertzialetan edo legeetan xedatzea zer antolaketa-printzipioren edo politiken arabera zehaztuko diren erabiltzaileek balia ditzaketen elkarreragin-motak. Adibidez, Bowker eta Star autoreen esanetan, medikuentzat funtsezkoa da pazienteen historialak gordetzea, horien bidez diagnostikoak eta tratamenduak erabakitzeko; aseguru-etxeentzat, ordea, pazienteen historialek frogatzen dute ordainketa batzuk egin edo jaso behar direla; ikertzaileen ikuspegitik, aldiz, datu primarioak dira historial horiek. Hiru talde horiek ez datoz bat pazientearen historialeko informazioari esleitzen dizkioten lehentasun- eta kalitate-baldintzetan, eta medikuek, ulergarria den eran, ez dute egin nahi onurarik ez dakarkien lanik. Pazienteen historialei buruzko lege eta araudien idazketa gatazkatsua izaten da oso, eta ez da harritzekoa.

Onartzen baldin badugu interes-taldeek agian ez dituztela helburu berak izango, argi geratuko da eraginkortasuna neurri estuegia dela antolaketa-sistemak ebaluatzeko. Baliabideak antolatzeko eta horiekin elkarreraginen jarduteko moduetan, sistemak diseinatu eta antolatzen dabiltzanen lehentasunak eta balioak gorpuzten dira, eta horren emaitza zera da: erabiltzaileen portaera kontrolatu edo aldatzeko xedez diseinatu dira antolaketak eta elkarreraginak. Argi esanda, baliabideak antolatzen direnean, antolaketa halako moduan diseinatzen da non balioa izango baitu pertsona batzuentzat (adib., baliabideen jabeentzat edo baliabideak gehien erabiltzen dituztenentzat), eta ez beste batzuentzat. Sistemarekin elkarreraginean jardun nahi duten bestelako erabiltzaileen ikuspegitik, antolaketa hori bidegabea izango da ziur aski. Hala, sarritan uste izaten da baliabideak antolatzeko lanak irabazle eta galtzaileen sorrera dakarrela, etekinak emanez lehenari eta kostuak edo mugak ezarriz bigarrenari. Bilatzaileek, adibidez, elkarreragin-baliabideak aztertzen dituzte, bilaketen emaitzak egokitzeko eta zure azken galderarekin bat datorren iragarkiak aukeratzeko. Bilatzailearen ikuspegitik, hori eginez, elkarreragin-jarduerak hobetzen ditu, baina baliteke zuk bestela pentsatzea: beharbada, zuri irudituko zaizu zure pribatutasuna urratu dela, eta akaso apur bat beldurgarria iritziko diozu kasuan kasuko iragarkia zure atzetik joateari Interneten nabigatzen ari zarenean, klik egin dezazun.

Jarrera ekonomiko aplikatuen eremu sortu berriak –zeina zenbait libururen bidez ezagutzera eman baita, hala nola Freakonomics edo Nudge– azaltzen du ezen baliabideen antolaketako balio lehenetsiek eta ezberdintasun sotilek –aukeren kopurua eta kokapena– eragin nabarmena izan dezaketela jendearen erabakietan. Har dezagun, adibidez, buffet tankerako jatetxe edo jantoki bat, non norberak aukeratzen eta hartzen baitu jan nahi duena, eta errepara diezaiogun pasta, ogi, arrain, haragi, azkenburuko eta bestelakoen antolaketari. Eskola bateko jantokian, baliteke janaria antolatzea elikadura osasuntsua sustatzeko moduan, adibidez, patata frijitu koipetsuak eta kaloria askoko azkenburukoak goialdean ipiniz, horietara iristea zailagoa izan dadin, edo erretilu eta azpil txikiagoak emanez. Aldiz, buffet libreetan, non nahi adina jan baitezakezu prezio finko baten truke, elikagaiak beste era batean antolatuko dira, janariaren kostua minimizatzea baita helburua: hala, produktu merkeagoak –hala nola entsaladak– jarriko dituzte lehenik; modu horretan, bezeroa lerroaren amaierara heldu orduko –hortxe daude produktu garestienak– erretilua beterik edukiko du jada.

Akaso ez zaizue kezkagarria irudituko buffet jantokien antolaketa baliatzea erabiltzaileen portaera taxutzeko. Edonola ere, antolaketa-sistemek ahalmena dute jendearen portaera kontrolatzeko halako moduan non bidegabekeriak sortzen edo birsortzen baitira erabiltzaileen artean. Bidegabekeria gradu-kontua da: demagun pertsona batek ez daukala ordenagailurik eta liburutegi publikora joan dela liburu ezagun bat mailegatzeko asmoz; bada, liburutegiak erabakitzen baldin badu liburuak online mailegatzeko eredu batzuk ahalbidetzea, ordenagailu bidez balia daitezkeenak, eta ondorioztatzen badu jende guztiak aukera berdina duela liburuetara jotzeko Internet bidez, kasu horretan, ordenagailurik ez duen pertsonaren kalterako izango da.

Antolaketa-sistema puskaz maltzurrago bati erreparatuko diogu: Hego Afrikako gobernuak apartheida ezarri zuenean, jendea arrazaren arabera sailkatuz eta bereiziz, herritar ez-zurien diskriminazio ekonomikoa eta politikoa sistematizatu zuen, bai eta haiei sekulako sufrimendua eragin ere. (Ikus koadro gehigarria: Boterea eta Politika Antolaketan).

8. kapituluan –Sailkapena: kategoria bakoitzari baliabideak esleitzea–, modu sakonagoan azaltzen dira honako kontu hauek: antolaketa-sistemen helburuak, antolaketa-sistemek gorpuztutako antolaketa-printzipioak eta kategoria bakoitzari baliabideak esleitzeko metodoak.