2.5 Noiz antolatu nahi da?

«Deskribapen bibliografikoak, eskuz egiten badira, garestiak dira; horregatik, gertagarria dirudi informazioaren “aurre” antolaketa alde batera uztea gero eta gehiago, eta informazioaren “post” antolaketak ordezkatzea» (Svenonuis, 2000; 194-195)

Informazioa antolatzearen eta informazioa berreskuratzearen arteko konpentsazio tradizionala beste modu batera formulatu du antolaketa-sistemen markoak; ikuspegi horretan, zera aztertzen da: antolaketa noiz gauzatzen den zehazteko erabakia. Baliabideak antolatzeko bi modu hauek alderatu ditzakegu: batetik, «sarreran» antolatzen diren baliabideak – sortzen direnean edo bilduma batean txertatzen direnean–; bestetik, «irteeran» antolatzen direnak –horiekiko elkarreragin-jarduera bat gertatzen denean–.

Egile batek dokumentu bat idazten baldin badu, barne-antolaketa bat eransten dio; izenburua, atalen goiburuak, arau tipografikoak, orrialdeen zenbakikuntza eta bestelako mekanismoak erabiltzen ditu, dokumentuaren zatiak bereizteko eta horien arteko loturak erakusteko. Bestalde, baliteke dokumentuak kanpo-antolaketa moduren bat izatea, argitalpenaren kontestuari dagokiona: autorearen eta argitaratzailearen izena, web helbidea eta aipu edo estekak agertuko dira, beste dokumentu edo webgune batzuetara eramango zaituztenak.

Argazki digitalak, bideoak eta dokumentuak, eskuarki, sortzen diren unean berean antolatzen dira maila minimo batean, halako baliabideak sortzeko erabiltzen diren teknologiek automatikoki esleitzen dituztelako zenbait deskribapen, batez ere denborari eta kokapenari dagozkionak. Gutxien-gutxienez, deskribapen horietan honako datu hauek biltzen dira: sorrera-data eta -ordua, biltegiratze-formatua eta artxibo-izen bat, kronologikoki ordenatua eta automatikoki esleitua (IMG00001.JPG, IMG0002.JPG, etab.); hala ere, askoz xehetasun gehiago biltzen dituzte maiz.

Prozesu automatikoen bidez sortzen diren baliabide digitalek, oro har, antolaketa- eta egituraketa-maila altua izaten dute, automatikoki eratzen baitira, datu- eta dokumentu-eskemekin bat eginez. Halako eskemek, hain zuzen, negozioetako arauak eta informazio-ereduak gauzatzen dituzte, negozioetako antolaketa-sistemetan sortzen eta kudeatzen diren agindu, faktura, ordainketa eta bestelako dokumentu-mota ugariei dagozkienak.

Baliabide bat bilduma baten parte bihurtu aurretik, informazio gehigarria eransten zaio sarri horren antolaketari; argitaratzaileak edo beste giza bitartekari batzuek eman ohi dituzte datu gehigarri horiek, hala nola Liburuen Nazioarteko Zenbaki Estandarra (ISBN), Kongresuko Liburutegiko Katalogo Zenbakia (LOC-CN) edo Kongresuko Liburutegiko Gai Sarrerak (LOC-SH).

Kontrara, Googlek eta beste bilatzaile batzuek ahalmen konputazional itzela baliatzen dute edukiak eta horri lotutako egiturak aztertzeko (web orrien arteko estekak, adibidez), eta jadanik argitaratu diren edo eskura dauden baliabideak antolatzeko; modu horretan, baliabideak «irteeran» berreskura daitezke, erabiltzaile baten bilaketari erantzunez. Googlek, ahal duen neurrian, informazio-baliabideetan eta horien artean dagoen antolaketa erabiltzen du; halere, bere gaitasun teknologikoak eta eskala parekorik gabeak abantaila ematen diote aurrez digitalki antolatu gabe zegoen informazioa antolatzeko garaian. Deskribapen konputazional batzuen kalitate eskasa dela-eta, liburutegiei eskatu zaie beren baliabide bibliografiko egiaztatuak zabal ditzaten webean; horri esker, liburu, autore, argitaratzaile, leku eta gaiei buruzko informazio fidagarria berrerabil liteke. «Datu estekatu»en mugimendua abiada hartzen ari da apurka-apurka.

Iragarkien kokatze pertsonalizatuaren bitartez irabazten du Googlek diru gehien, hortaz, bilaketaren emaitzen hautapen eta sailkapena «irteeran» zehazten da gehienbat, alegia, erabiltzaileak bilaketa bat egin osteko segundo-frakzioan; horretarako, erabiltzailearen bilaketa-historiari eta uneko kontestuari dagokion informazioa aintzatesten da. «Irteera»ko antolaketa hori ahalbidetzeko, jakina, ezinbestekoa da Googlen algoritmoek «sarrera»n ezarri duten antolaketa orokorragoa.

Antolaketa-sistema askotan, baliabideak erabili ahala, aldatu egiten dira antolaketaren nolakotasuna eta neurria. Sukalde edo bulego batean, esaterako, sarri erabiltzen diren gauzek despentsaren, tiraderaren, apalaren edo armairuaren aurrealdean amaituko dute, edo paper-meta baten goialdean bestela. Liburu eta dokumentuetan oharrak idazten dira marjinetan, esaldi edo hitzak azpimarratu, eta orrialdearen ertza tolesten da; batzuetan, are, kafe-arrastoak agertzen dira, eta hala ikusten da zeintzuk diren zati garrantzitsuenak, edo gehien erabiltzen direnak. Dokumentu digitaletan ez da kafe-orbanik izaten, baina, editatzen direnean, berrikuspenaren data gordetzen da, eta dokumentua direktorioko zerrendaren goialdean kokatzen.

Izugarri hazi da Internet bidez eskuratu eta erabili daitezkeen baliabideen antolaketa –webguneak, argazkiak Flickr-en, blogetako sarrerak eta bestelakoak–; horren ondorioz, antolaketa-sistema indibidualen hazkuntza txikiagotu da. Interneteko antolaketa argi-argi ikusten da esteken, etiketen edo puntuazioen ereduetan, zeinak modu esplizituan lotzen baitira halako baliabideekin; nolanahi ere, bilatzaileek eta iragarleek orobat ustiatzen dute antolaketa-modu ez hain ageriko bat, zeina denboraren poderioz sortzen baita, elkarreragin-baliabideak aztertzean –baliabide horietan erregistratzen da zer baliabide ikusi diren eta zer esteka klikatu den–.

Antolaketa-sistemetan, badira aldaketa organikoak, denborarekin gertatzen direnak; horien kontrakarrean, badaude mantentze-lan planifikatu eta sistematiko batzuk, kurazio edo gobernantza izenez ezagutzen direnak: bi eginkizunak elkarri lotuta daude, baina bereiziak dira. Baliabideei balioa eransten eta baliabideak gordetzen dituzten metodo edo sistemei esaten zaie kurazioa; gobernantza deritzon kontzeptua, aldiz, jarduera horiek garatzen dituzten instituzio eta antolakundeei dagokie. Lehena liburutegietan, museoetan edo artxiboetan erabiltzen da gehienbat; bigarrena, ordea, enpresetan edo enpresen arteko kontestuan. (Gehiago jakiteko, ikus 3.5.4 atala).

Negozio eta industrietako antolaketa sistemak, maiz, de facto edo de jure estandarrak garatu direlako aldatzen dira, edo bestelako araudi, ebazpen, gertakizun edo aginduak izan direlako. Gogoan gorde behar genuke, beti, ea zer neurritan izango diren gai antolaketa-sistema bateko pertsonak eta teknologiak egoera berri batera egokitzeko, antolaketa-sisteman baliabide, datu edo pertsona berriak sartzen direnean. Antolaketa-sistema noiz eta zenbat aldatu daitekeen, diseinuaren arkitekturak eragina izango du horretan (ikus Antolaketa-sistemen hiru lerroak), izan ere, osagai bat aldatzeko aukera egon behar bailitzateke, sistema osoa birpentsatzeko premiarik gabe.

Batzuetan, antolaketa-sistemaren gauzapenari dagozkion muga fisiko eta teknologikoek eragozten dute egokitzapena: adibidez, moldatzeko zailak izango dira kutxatila finkoekiko lan-mahaiak edo armairuak, apal finkoak, edo musika-jogailu bat, zeinean formatu jakin batzuk bakarrik erabil daitezkeen, edota zeinak biltegiratze-gaitasun mugatua baitu.

Ikaskuntza automatikoko algoritmoen teknikak ez dira giza antolatzaileek erabiltzen dituztenen modukoak; hona hemen ezberdintasun nabarmen bat: input berriak egokitu ditzaten diseinatzen dira ikaskuntza automatikoko algoritmoak –horregatik «ikasten» dute–. Gizakiok, bestalde, bilduma bat berrantolatu behar badugu, baliabideen bestelako kopuru edo bestelako nahasketa bat ahalbidetzeko, ez gara bat etortzen hori egiteko prestasunean. Ez baldin badago egokitzapena ahalbidetzen edo hauspotzen duen prozedurarik, zaila gerta dakiguke gure pentsamoldea edo antolaketa-modua aldatzea gure mundua aldatzen denean; zaila gerta dakiguke, are, gure mundua aldatu dela ohartzea.