11. Antolaketa Sistemen bide-orria

11.4 Antolaketa-sistemen baldintzak identifikatzea

Antolaketa-sistemaren definizioak bi zati ditu, zeinek modu esplizituan iradokitzen baitute bi baldintza-kategoria daudela: batetik, baliabideen antolaketa berariazkoa zehazten dutenak, eta, bestetik, baliabideekiko gauzatzen diren elkarreragin-jarduerei dagozkienak. Baldintza-kategoriak horiek baliabide-deskribapenen mendekoak dira bi-biak; baliabide-deskribapenak, bestalde, antolaketa-sistemaren definizioan iradokitzen dira, baina ez dira modu esplizituan aipatzen.

Hiru elementu hauek elkarri lotuta daude: deskribapenak, antolaketa eta elkarreragin-jarduerak; horregatik, ezinezkoa da bakoitza bere aldetik deskribatzea errepikapenik gabe. Hala ere, liburu honetan nahita jardun gara horrela: antolaketa-sistemei buruzko ikuspegi desberdinak landu ditugu 2.-10. kapituluetan, eta, modu horretan, era askotako kontzeptuak, auziak eta metodoak aipatzeko aukera izan dugu.

• Antolaketa-sistema orok ahalbidetu behar du erabiltzaileek ahalmena izatea baliabide-bildumarekin elkarreraginean jarduteko (3. eta 10. kapituluak).
• Balizko elkarreragin-jarduerak, nagusiki, baliabideei loturiko deskribapenen nolakotasunaren eta neurriaren araberakoak dira (4., 5. eta 6. kapituluak).
• Berariazko antolaketa azaleratuko da baldin eta baliabide-deskribapen bat edo gehiago erabiltzen badira antolaketa-printzipioei jarraituz ( 7. eta 8. kapituluak).
• Elkarreragin-jardueraren efizientziari edo efektibotasunari eragin diezaioke ahalbidetzen duen antolaketa-printzipioaren inplementazio-moduak (10. kapitulua).

Antolaketa-sistema pertsonal bat sortzen ari bazara, edo eskala txikiko antolaketa-sistema bat, erabiltzaile gutxi izango dituena, pentsa zenezake ez daukazula zertan modu esplizituan hausnartu baldintzen inguruan. Nolanahi ere, xedeei eta lehentasunei buruz era sistematikoan pentsatzeak mesede egiten dio edozein proiekturi. Gainera, baldintzak esplizituki adieraziz gero, trazabilitatea eta inpaktuaren analisia ahalbidetzen da. Trazabilitateak zera esan nahi du: elkarreragin-jarduera baten edo sistema baten ezaugarri zehatz batek zer baldintza asetzen duen identifikatzeko ahalmena edukitzea; inpaktuaren analisiak, ordea, kontrako norabidea ibiltzen du: baldintza bakoitza zer ezaugarrirekin lotuta dagoen identifikatzen du, egiaztatze aldera zeinen edo zeren gainean izango duen eragina, baldin eta baldintzak aldatzen badira.

11.4.1 Elkarreragin-jardueren baldintzak

3. kapituluan –Antolaketa-sistemetako jarduerak–, modu zabal eta jeneralean deskribatu genituen elkarreragin-jarduerak; hala, ikusi genuen antolaketa-sistema guzti-guztiek dituztela elkarreragin-jarduera komun batzuk; nolanahi ere, kasu gehienetan elkarreragin-jarduera espezifikoei erreparatu nahi izaten diegu, hau da, antolaketa-sistema jakin batean balioa sortzen dutenei, sistema horretan bildutako baliabideen ondorioz (ikus 3.4.2 atala). Antolaketa-sistemaren arloak, helmenak eta eskalak zehazten du zer elkarreragin-jarduera gauzatu daitezkeen eta zeintzuk ahalbidetu behar diren modu esplizituan; alabaina, elkarreragin-jardueren lehentasunak xede-erabiltzaileei buruzko erabakien arabera zehazten dira (ikus 11.3.2 atala).

Antolaketa-sistema gehienetan –sistema pertsonalak salbu–, negozio-ereduari, finantzaketa-mailei eta faktore ekonomikoei buruzko hausnarketek eragin handia dute ahalbidetzen diren elkarreragin-jardueren sortan. Irabazi-asmoa duten enpresak elkarren artean bereizten dira baliabideekin ahalbidetzen dituzten elkarreragin-jardueren kopuruaren eta kalitatearen arabera: zenbait enpresak elkarreragin-jarduera ugari ahalbidetzen dituzte; beste zenbaitek, berriz, jarduera gutxiago. Ezberdintze hori taxutzen dute erabiltzaileen nahiek, eta, aldi berean, bereizkuntza horrek erabiltzaileen nahietan eragiten du: zenbait pertsonak nahiago dute bitartekaritzarik gabe jardutea, beren kasara; beste batzuek, ordea, zerbitzu osoa eta bitartekaritza nahi izaten dute. Irabazi-asmorik gabeko instituzioak, adibidez, liburutegiak eta museoak, halako mugen pean jarduten dira halaber, baina, zoritxarrez, aukera gutxiago dute zerbitzuen maila egokitzeko edo beren xede-erabiltzaileak aldatzeko, diru-laguntzak murrizten dizkietenean.

Elkarreragin-jarduerei dagozkien baldintza batzuek baldintza teknologikoak dakartzate berekin, besteak beste, baliabideak formatu jakin batean egotea, baliabideak zehaztapen edo estandar batekin bat etortzea, ingurune teknologiko batean jardun ahal izateko, edo beste alderdi zein antolaketa-sistema batzuekin batera jardutea.

Antolaketa-sistema guztietan badago baldintza funtsezko bat: xede-erabiltzaileek ahalmena izan behar dute sistemak ahalbidetzen dituen elkarreragin-jarduerak deskubritzeko eta horietara heltzeko. Baliabide fisikoak gordetzen dituzten antolaketa-sistemetan, diseinatzaile onek baliabideen berezko potentzialtasuna indartzen dute nabigazioari eta orientazioari lagunduz, erabiltzaileak elkarreragin-jardueren guneetara bideratzeko (ikus 3.4.1 atala). Baliabide digitalei eta informazioa barra-barra baliatzen duten antolaketa-sistemei dagokionez, elkarreragin-jarduerak ez dira berehalakoan hautematen, eta diseinua eskasa baldin bada, baliteke erabiltzaile-interfaze konplikatuegiak sortzea, zeinetan elkarreragin-jarduerak ez baitira inoiz deskubritzen, eta, horrenbestez, ez baitira sekula erabiltzen.

Sarritan, antolaketa-sistemen ahalmen orokorrak neurtzeko, ahalbidetzen dituzten elkarreragin-jardueren kopuruari eta aniztasunari erreparatzen zaio, baina kontuz ibili behar dugu horrekin, izan ere, faktore garrantzitsuagoa baita ea zenbateko balioa eratzen duten elkarreragin-jarduerek. Baliabide aktiboak biltzen dituzten antolaketa-sistemak gai dira balioa sortzeko beren kabuz, erabiltzaile batek elkarreragin-jarduera espliziturik egin gabe ere (ikus 4.2.3.2 atala). Beste antolaketa-sistema batzuek, berriz, bildutako informazioa, konputatutako informazioa edo testuinguruari dagokion informazioa ustiatzen dute, balioa sortzeko xedez; horretarako, erabiltzaileak elkarreraginean jarduteko premia ezabatzen dute; esaterako, kokapenean oinarrituriko mugikor-aplikazioak erabiliz, informazioa bideratzen diote erabiltzaileari, kokapen jakin baten inguruan edo ezagutzen duen pertsona batengandik hurbil dagoenean (ikus 3.4.1 atala).

11.4.2 Baliabide-deskribapenen izaerari eta neurriari buruz

Antolaketa-sistema bateko baliabideekin elkarreraginean jarduteari dagokionez, sarritan jarduera horiek lotuta egoten dira baliabideen zein baliabide-bildumen deskribapenekin. Eremu bibliografikoan, elkarreragin-jarduera generikoei edo ohikoei dagokienez, edozein baliabide-motarekin lotuta egon daitezkeen deskribapenak baliatzen dira, hala nola baliabidearen izena, sortzailea eta sorrera-data.

Adibidez, baliabide batek izen edo identifikatzaile antolagarri bat baldin badauka, ordena alfabetikoaren arabera antolatu daiteke, eta modu horretan erraza suertatuko da hura topatzea; bestalde, baliabide batek sorrera-data badauka, erraz topa daiteke baliabide-bilduma batean, «zer berri» bilaketa baten bidez.

Baliabide-mota desberdinek propietate bereizgarriak izan behar dituzte, osterantzean, ez legoke motiborik haiek mota desberdintzat jotzeko. Baliabide-propietateak deskribapen-hizkuntza baten bitartez adierazi daitezke, elkarreragin-jarduera bat edo gehiago ahalbidetzeko edo galdera bati edo gehiagori erantzuteko. Modu sinplean esanda, faktore honen araberakoak dira baliabide-deskribapenen nolakotasunari eta neurriari dagozkion hautuak: zer elkarreragin-jarduera edo galdera diren ohikoenak edo garrantzitsuenak (ikus 5.3.1.1 atala). Baliabide-propietate batek ez badu elkarreragin-jarduerarik eragiten, ez dago hura deskribatzeko premiarik. Alabaina, elkarreragin-jarduera bat gauzatzeko ezinbestekoa baldin bada baliabide-propietate bat deskribatzea, ez baldin badago deskribapenik edo deskribapenaren zehaztasun- edo xehetasun-maila desegokia baldin bada, horrek esan nahi du ezinezkoa izango dela elkarreragin-jarduera mamitzea: baliabidea sakonago aztertu beharko da, premiazko deskribapena sortzeko edo erauzteko. Adibidez, direktorio batean liburu bat aurkitzeko, nahikoa da ISBN kodea jakitea; ordea, liburuarekin lotutako deskribapen bakarra ISBN kodea baldin bada, ez zara gai izango liburuaren autorea zein den esateko. Baliabide-deskribapenen neurriak eta egokitasunak zenbait konpentsazio ezartzen dituzte, liburu honetan hainbat aldiz aipatu dugun eran; besteak beste, nabarmentzeko modukoa da estalduraren eta zehaztasunaren arteko konpentsazioa (ikus 2.5 atala, 3.4.1 atala, 7.4.1 atala eta 7.4.3 atala).

Baliabide-propietate batzuk deskribatzea bereziki erraza izaten da, baina horrek ez du esan nahi propietate horiek direnik erabilgarrienak, batez ere informazio-baliabideen kasuan. Aise zehaztu daiteke zenbat orrialde dituen liburu batek, baina katalogatzaile trebea izan ezean, zaila da deskribatzea zeri buruzkoa den liburu bat, eta bigarren propietate hori puskaz garrantzitsuagoa da lehenengoa baino (ikus 5.2.2 atala, «Deskribapena», termino inklusibo bat, eta 7.3.4 atala, Ezaugarrietan oinarrituriko kategorizazioaren mugak). Informazio-baliabide ez-testualen kasuan, arazoa hainbat larriagoa da, zeren halako baliabideen edukia formatu opakuan egon ohi baita semantikari dagokionez: formatu hori optimoa da baliabidea sortzen eta prozesatzen duten gailuentzat, baina pertsonek ezin dute modu erabilgarrian aztertu (ikus 4.4.2.5 atala, Hutsune semantikoa, eta 5.4 atala, Baliabide ez-testualak deskribatzea).

Negozio-estrategiek eta ekonomiak eragin handia dute baliabide-deskribapenen neurrian. Museo eta artxibategi askotan, ez dago aski jende ez denbora zeramika-pusketa edo agiri oro deskribatzeko; hori dela-eta, baliabide asko maila agregatuan bakarrik deskribatzen dira. Kontrara, zenbaitek argudiatzen duenez, formatu fisikoko zein digitaleko edukiek izan duten loraldiaren harira, inbertsio eskerga egin behar da deskribapenen sorreran, lagungarriak suertatzen baitira baliabideak deskubritzeko merkatu guztiz betean.

Prozesu automatiko zein informatizatuek ahalmena dute baliabide-deskribapenak sortzeko antolaketa-sistema batean, eta, gehienetan, bildumaren eskala oso handia delako erabiltzen dira (ikus 5.3.6.4 atala). Bilaketa-motorrek web orriak indexatzen dituzte, eta beren esteka-egiturak aztertzen: ezinezkoa litzateke weba liburutegi arrunt bat balitz bezala hartzea eta giza ahalegin hutsez antolatzea. Kamera digitalek, bideo-kamerek eta antzeko gailuek ez lukete halako abantailarik ekariko baldin eta jendeak eskuz identifikatu eta deskribatu behar balu baliabide bakoitza, hura sortzean. Ostera, gailu horiek automatikoki gehitzen dizkiote zenbait metadatu, testuinguruari dagozkionak, baliabide bakoitzari. Era berean, lehiakortasunaren presioen eraginez, saltzaileei eskatzen zaie denbora-errealeko eta testuingurua aintzat hartzen duten zerbitzuak emateko, horregatik, testuinguruari dagokion informazioa biltzen da automatikoki: adibidez, telefono mugikorren, liburu-irakurgailu elektronikoen edo tableten kokapena.

Liburutegia kolorearen arabera

Juhan Sonin elkarreragin-diseinatzaileak, zeinak, seguru asko, ondotxo ezagutzen baitu bere liburutegiaren edukia, liburuen kolorearen arabera antolatu ditu apalategiak. Antolaketa-printzipio hori indibiduala eta estetikoa da oso, baina, ziur aski, ez litzaioke erakargarria suertatuko liburu-bilduma osoa ezagutzen ez duen bati, eta erabat kaotikoa izango litzateke liburutegi handiago baten kasuan.
(Argazkia: See-ming Lee. Creative Commons CC-BY-SA-2.0 lizentzia pean)

Antolaketa-sistema baten baldintzak edo helburuak aintzat hartuta, deskribapen-gradu optimo bat bilatu nahi genuke, eta orobat kalkulatu nahi genuke, gutxi gorabehera, zenbateko antolaketa-ahalegina eskatuko lukeen; praktikan, ordea, hori egitea zaila da, bi arrazoiren ondorioz, biak ere helmenari eta eskalari dagozkionak. Hasteko, antolaketa-sistema baten erabiltzaile-kopurua hazi ahala, zailagoa izango da balizko zer xede eta muga ase beharko dituen identifikatzea eta aurreikustea. Antolaketa-sistemaren erabiltzaile gehienek helburu berdinak badituzte ere, baliteke erabiltzaile jakin batek erabilera gehigarri bereziren bat izatea atributu edo harreman batzuei dagokionez, eta, hori asetzeko, deskribapen gehiago behar izatea.

Bigarrenik, posible balitz ere deskribapen-gradu optimo bat inplementatzea antolaketa-sistema jakin batean, arazoak izango genituzke baldin eta antolaketa-sistema ugari existitzen badira eremu berdinean edo berdinetan, eta testuinguruaren, gailuaren zein aplikazioaren mugak gainditzen badituzte. Antolaketa-sistemak nor bere testuinguruari dagozkion baldintza espezifikoen arabera diseinatzen dira, eta helburu horrexekin garatzen dira; hori dela-eta, konpainiek, maiz, modu desberdinean deskribatuko dituzte baliabide berak, eta horrek arazoak sortuko ditu integrazioan eta inter-operazionaltasunean, enpresek informazio-baliabideak trukatu eta konbinatu behar badituzte (ikus 10.3.2 atala).

11.4.3 Berariazko antolaketari buruz

Antolaketa-printzipioak baliabide-deskribapenen mende daude, hortaz, lehenengoari dagozkion baldintzak bigarrengoari dagozkionekin txirikordatuta egoten dira beti. Baliabideen berariazko antolaketari dagozkion baldintzak zehaztea honen berdintsua da: baliabide-kategoriak zergatik eta nola sortu daitezkeen zehaztea (ikus 7.3 atala). Ondorioz, baliabide-kategorien sorrera kontu honekin lotuta agertzen da maiz: antolaketa-printzipioek aztertu eta baliatu ditzaketen baliabide-propietateen kopurua eta mota.

Azaldu dugun moduan, continuum bat dago kategorien sorrerari dagokionez: kategoria batzuk sortzeko, baliabide-propietate minimoak erabiltzen dira; beste batzuetan, ordea, hainbat propietate hartzen dira aintzakotzat, modu zorrotzagoan, eta, azkenik, hainbat propietate erabiltzen dira modu estatistikoan edo konposatuan –propietate horietako batzuk eragin edo ondorioztatu egiten dira, ez dira esplizituak–. Kategoria bat sortzeko printzipio sinpleena enumerazioa da, hots, baliabideak sorta batean ipintzea, zer propietate komun dauzkaten zehaztu gabe. Baliteke zerrendaturiko baliabideek propietate komunak izatea, baina enumerazioaren printzipioak ez ditu aintzat hartzen; printzipio horri dagokionez, propietate bakarrak axola du: baliabideak sorta berean egoteak. Printzipio hori bat dator berariazko antolaketaren printzipio sinpleenarekin, ipintzearekin: baliabideak kokapen berean ipintzea, beste antolaketarik gabe.

Batzuetan, ipinitako baliabideek antolaketa gehigarria izaten dute, erabileraren poderioz; adibidez, idazketa-proiektu baterako bildu dituzun liburuek, paperek edo bestelako baliabideek zure bulegoko mahaian pilatuta amaitzen dute, zure lan-eremutik gertu. Bilduma txiki baten kasuan, sarri erabiltzen diren baliabideak albait azkarren aurkitzeko baldintza asetu nahi bada, erabilera-gertutasunaren antolaketa-printzipioa izango da hori lortzeko modu egokiena.

Maiz ikusi dugun eran, antolaketa-sistemaren helmenak eta eskalak diseinuari loturiko hausnarketa garrantzitsu bat osatzen dute, eta orobat dagozkie baliabide-antolaketaren printzipioei. Baliabide-bilduma txikiei dagokienez, nahikoa izango da ipintzearen antolaketa-printzipioa erabiltzea, zeren, baliabide jakin bat topatzeko behar den denbora laburra baldin bada –nahiz eta bilduma osoa aztertu behar izan–, ez baita premiazkoa izango denboraren antolaketa optimoa zehaztea. Erabilera-maiztasuna erabiliz gero –propietate estrintseko bat da–, bilaketak apur bat efizienteagoak izango dira, baina soilik erabiltzaile gutxi dituzten antolaketa-sistemetan, edo erabiltzaile guztiak elkarreragin-jarduera antzekoetan jarduten diren sistemetan. Osterantzean, baliabideak antolatzen badira erabiltzaile batzuek maiz erabiltzea errazteko moduan, kalte egingo zaie baliabide horiek inoiz erabiltzen ez dituzten beste erabiltzaileei. Demagun zure bulego-kideak gauez lan egiten duela bere idazketa-proiektuetan, eta barra-barra darabiltzan baliabideak pilatan uzten dituela, bere lan-eremutik hurbil, hau da, goizetik aurrera zure lan-eremua den horretan.

Baliabide-bilduma handietan, normalean, erabiltzaile gehiagoren jarduna eta elkarreragin-jarduera askotarikoagoak ahalbidetu behar badira, hainbat antolaketa-printzipio erabili behar izaten dira egoera horren konplexutasuna kudeatzeko. Auto-aparkatzaileek, autoak antolatzeko garaian, tamainari bakarrik erreparatuko diote; ordea, autoak salgai badaude, beste ezaugarri batzuk hartuko dira aintzat, besteak beste, prezioa, jarduna, eserleku-kopurua eta ekoizlea. Funtsezkoa da lehentasunak ezartzea erabiltzaileen eta elkarreragin-jardueren artean, baldintza horiek zehazten baitute zer ordenatan aplikatuko zaizkien antolaketa-printzipioak baliabideei. Ordena horrek baliabideen hierarkia logiko bat eratzen du, zeinak elkarreragin-jardueren efizientziari eta antolaketa-sistemaren mantentzeari eragiten baitio denboran.

Informazio-baliabideak antolatzea zaila da beti, ez baita erraza izaten zeri buruzkoak diren zehaztea, eta era askotako xedeak asetzeko balio dezaketelako. Helmen zabaleko informazio-bildumek, gehienetan, sailkapen bibliografikoko sistema estandar bat erabiltzen dute (ikus 8.3 atala). Kontrara, liburutegi berezietako bildumak hertsiagoak izaten dira: arlo jakin bati dagozkion elkarreragin-jarduerak ahalbidetu behar dituzte erabiltzaile-sorta erlatiboki txiki batentzat, eta, ondorioz, antolaketa-eskema berezituagoen premia izaten dute. Edozein motako enpresa handietan, baliabide-antolaketarako printzipioek bat egin behar izaten dute zenbait lege eta araudirekin, honako gai hauen harira: kontularitza, zergak, giza baliabideak, datuen atxikipena eta ez-atxikipena, sarbide-kontrola eta abar (ikus 3.5.4.1 atala eta 8.1.5.4 atala).

11.4.4 Bat ez datozen baldintzak kudeatzea

Edozein gizabanakok, taldek edo enpresak ahalmena du bere baldintza espezifikoekin bat datorren antolaketa-sistema bat sortzeko; nolanahi ere, sistema horretan bi alderdi edo gehiago badaude eta bakoitzak bere baldintzak badauzka, baliteke gatazkak piztea. Pisukideak eta ezkontideak, sarritan, eztabaidan aritzen dira, ea zein den modurik onenan sukaldeko, hozkailuko zein beste espazio partekatu bateko itemak antolatzeko. Eman dezagun, esaterako, pertsona batek ordena alfabetikoan antolatzen dituela espeziak, eta ongailuen potoak, berriz, tamainaren arabera kokatzen dituela; harentzat, bada, sukaldaritza-motari edo erabilera-maiztasunari erreparatzea alferrekoa izango da zeharo. Era berean, Dropbox edo beste biltegiratze-zerbitzu bateko kontua zerorrek bakarrik erabiltzen baduzu, nahieran antolatu dezakezu. Nahi adina karpeta sor ditzakezu, zeuretzat zentzua duten neurrian, edo, bestela, dena nahas-mahasean utz dezakezu, karpeta bat bera ere baliatu gabe. Nolanahi ere, Dropboxeko kontua beste norbaitekin partekatzen baduzu, litekeena da zuk eta beste pertsona horrek antolaketa-premia eta -lehentasun desberdinak izatea. Beharbada, zeuk nahiago duzu baliabideak fitxategi-motaren arabera antolatzea, eta zure kideak, ordea, gaiaren edo proiektuaren arabera.

Gerta daiteke jende-kopuru txiki batek, negoziazio informalen bidez, antolaketa-sistema bat adostea, zeinean parte-hartzaile bakoitzaren premiak asetzen baitira. Ordea, zenbat eta jende gehiago egon tartean, gatazkak pizteko aukerak areagotuko dira, eta ez da posible «behetik-gorako» ad hoc negoziazioak egitea parte-hartzaile pare bakoitzaren artean sortzen diren desadostasunak konpontzeko. Arlo askotan, alderdi parte-hartzaileek estandar batzuk garatu edo adostu dituzte, eta modu horretan saihesten edo ezabatzen dira gatazkak (ikus 8.1.5 atala). Alabaina, eskala handiko antolaketa-sistemetan liskarrak pizten direnean antolaketa-printzipioen harira, lege-aginpidearen edo botere ekonomikoaren jabe den alderdiak konponbide bat inposatzen du sarri, «goitik behera».