3.2 Baliabideak aukeratzea

Antolaketa-sistemei buruz dihardugunean, bildumaren edukiaren arabera jarduten dugu. Horrek iradokitzen duenez, baliabideen eremua zehaztea da antolaketa-sistemetako erabaki funtsezkoena, alegia, antolatuko diren baliabideen multzoa edo mota zehaztea. Erabaki hori, normalean, mugapen bat izaten da, ez hautu bat: hara non topatzen edo erosten ditugun baliabide batzuk, zeinekiko elkarreraginean jardun behar dugun denboran, eta beraz horiek antolatu behar ditugu, elkarreragina eraginkorra izan dadin.

Hautaketa-prozesuaren bidez, baliabideak identifikatu eta ebaluatzen ditugu, eta, ondoren, antolaketa-sistema bildumara gehitzen. Hautaketa, lehenik eta behin, antolaketa-sistemaren eremuak taxutzen du, eta antolaketa-sistemaren helmenak gero. Hori aztertzeko, sei alderdi hartu behar dira kontuan, elkarri lotuak denak:

1. Erabiltzaileen kopurua eta nolakotasuna.
2. Antolaketa-sistemak jardutea espero den denbora-tartea edo bizi-zikloa.
3. Bildumaren tamaina.
4. Bilduman egitea espero den aldaketak.
5. Antolaketa-sistema kokatzen edo gauzatzen den inguru fisiko edo teknologikoa.
6. Antolaketa-sistemak zer harreman duen eremu edo helmenari dagokionez gainjartzen zaizkion beste antolaketa-sistema batzuekin.

(11. kapituluan, Antolaketa sistemen bide-orria, xehetasun handiagoarekin aztertuko ditugu sei alderdi horiek).

3.2.1 Hautaketa-irizpideak

Hautaketak nahitaez izan behar du berariazko prozesu bat, izan ere, antolaketa-sistemen definizioak berak dakarrenez, horietan biltzen diren baliabideak ez ziren prozesu naturalen bidez aukeratu eta antolatu; aitzitik, giza agenteek edo agente konputazionalek aukeratu eta antolatu zituzten. Eta kontuan harturik zein den baliabide kontzeptuaren definizio zabala –«jarduera baten bidez xede bat lortzeko modua eskaintzen duen baliozko edozer»–, argi dago, baliabideak hautatzeko garaian, aintzat hartu behar dela ebaluazio inplizitu edo esplizitu bat, baliabideak kasuan kasuko xedeak betetzeko balio duen ala ez zehazten duena. Horrenbestez, hautaketa-metodo edo -irizpideak ezberdinak diren arren eremu bakoitzean, denek dute xede berdina: zehaztu nahi dute ea baliabide batek zer neurritan asetzen dituen kasuan kasuko ezaugarri eta gaitasunak, pertsona bati edo bestelako agente bati nahi duen jarduerak gauzatzea ahalbidetzeko moduan. «Erabilera-egokitasuna» da ideia hori laburbiltzeko modu ezagun eta zehatz bat: batetik, nabarmentzen du beharrezkoa dela zer jarduera egin nahi den jakitea, jarduera hori ahalbidetzen duten baliabideak aukeratu aurretik; bestetik, ordea, argi erakusten du zergatik den zailagoa hautaketa-irizpideak zehaztea interes-talde edo erabiltzaile-multzo ugari dauzkaten antolaketa-sistemetan, eta horietako bakoitzak bere xedeak dituenean (hala izaten da, adibidez, liburutegi publikoetan).

Baliabide asko banan-banan hautatzen eta ebaluatzen dira. Ondorioz, ezinezkoa da aldez aurretik zehaztea zeintzuk izango diren, zehatz-mehatz, baliabide bat hautatzeko orduan aintzat hartuko diren ezaugarri edo irizpide guztiak, bereziki baliabide bitxiak edo bakarrak baldin badira, museoetan edo bilduma pribatuen kasuan izaten den bezala. Baliabideak kasuan kasu hartzen direnean, antolaketa-jarduerak hautaketaren ostean gauzatzen dira oro har, esate baterako, armairua antolatzeko sisteman, zeina kapitulu honen hasieran aipatu baitugu.

Aldiz, bilduma batean gorde nahi diren baliabideak homogeneoagoak eta aurreikusteko errazagoak badira, klase edo sortatzat har daitezke; horrela, aldez aurretik zehaztu daiteke zeintzuk diren hautaketa-irizpideak eta antolaketa-printzipioak. Ondorioz, hautaketa eta antolaketa aldibereko jarduera bilakatzen dira. Hori gertatzen da datu-gordailuaren antolaketa-sisteman –atalaren hasieran aipatu dugun beste adibidean–, izan ere, datu-iturri bakoitza deskriba daiteke eskema baten bidez, zeinaren egitura datu-gordailuaren antolaketan islatzen baita. Beste modu batera esanda, iturri jakin batetik etorritako datu-sortak berdinak badira egituraren aldetik, eta haien arteko ezberdintasun bakarrak denborazko ezaugarriak badira, hala nola sorrera- edo eskuratze-data, hastapeneko datu-sortaren antolaketa bere horretan ezar dakioke ondoren etorriko diren datu-sorta guztiei.

Ondo dabiltzan enpresa eta antolakundeek, industria orotan, sistematizazio-maila handiarekn erabakitzen dute zer baliabide kudeatuko duten eta zer informazio behar den horretarako. «Betebeharrerako baliabide egokia hautatzea» eslogana erabiltzen da azken hori adierazteko, eta klixea dirudien arren, hainbat arlotan erabil daiteke esamolde hori: lehengaiez, ekipamendu funtzionalez, informazio-baliabideez zein datu-sortez ari garenean, eta orobat jendeaz aritzeko ere: enpresen mintzoan, langileak «giza baliabideak» direla esaten da maiz.

Baliabide-mota zenbaiten kasuan, hautaketa gidatzen duten zehaztapenak doiak eta neurgarriak izan daitezke. Zehaztapen doiak bereziki garrantzitsuak dira baldin eta antolaketa-sistema batek mota jakin bateko baliabide guztiz-guztiak bildu edo erabili nahi baditu, edo, bestela, iturri jakin batetik datozen baliabide guztiak antolaketa-sistemaren parte bilakatzen badira maiztasun jakin batekin. Baliteke, halaber, hautaketa-zehaztapenak lege edo araudien mende egotea, adibidez, legez ezartzen baldin bada ezin direla objektu edo informazio-mota batzuk bildu, edo, alderantziz, nahitaez bildu behar direla.

Esate baterako, ondasun fisikoen ekoizle batek materialak eta osagaiak hautatzen dituenean, ondoren bere produktuak ekoizteko, tentu handiz aztertzen ditu aukeran dauzkan baliabideak ea horien hornitzaileak, bere hornikuntza-katean txertatu aurretik. Ekoizleak probak egingo lizkieke baliabideei, zenbait ezaugarri neurgarriren arabera: purutasun kimikoa, indarra, gaitasuna eta fidagarritasuna. Bestalde, baldin eta negozio batek transakzioei buruzko datuak eta datu geografikoak aztertu nahi balitu, negozioa hedatzeko estrategia egokiaren bila, ezaugarri neurgarri batzuk zehaztuko lituzke: datu-artxiboek bat etorri behar lukete eskema jakin batekin, artxiboek ez lukete kopiarik eduki behar, ez eta informazio pertsonal identifikatzeko modukorik bildu ere, eta, gehienez, bidalketa-data baino hilabete lehenago sortuak izan behar lukete. Era berean, langileen hautaketa ere datuetan oinarritzen da gero eta gehiago: enplegu-emaileek, langile bat kontratatu aurretik, ebaluatzen dute ea bat datozen hautagaiaren gaitasunak eta trebeziak (ahoz edo CV batean adierazi direnak, zein kualifikazio-froga baten bidez erakutsi) eta lanpostuan egin behar diren jardueretako beharrezko ezaugarriak.

Datu zientifikoak eta negozioei dagozkien datuak, posible bada, kalitatekoak direla edo galdera jakin batzuei erantzuteko balio dutela ebaluatu ostean aukeratzen dira. Erraza da hori esatea; egitea, ordea, zailagoa da. Funtsezkoa da datu-itemen kalitatea banaka egiaztatzea eta datuen sarrerarekin loturiko arazoak identifikatzea, hala nola akats ortografikoak edo erregistro errepikatuak, eta baita bestelako arazoak ere atzematea, hala nola legez kanpoko datuak, balore estatistiko ohiz kanpokoak edo susmagarriak diruditenak beste zerbaitengatik. Ezinbestekoa da, orobat, datuen bildumaren kalitatea ebaluatzea, jakite aldera ea arazorik izan den honako kontu hauei dagokionez: zer datu bildu diren, nork edo nola bildu eta kudeatu dituen, zer formatutan eta zenbateko zehaztasunarekin bildu diren, kasu bakoitza gidatzen duen eskema aski zorrotza den eta bilduma osorik dagoen. Gainera, zaila gerta daiteke baliabide onenak edo aproposenak eskuratzea, copyright, lizentzia, bezeroa babesteko lege eta lehiakortasunari lotutako kontuak tarteko, edo, besterik gabe, ez dagoelako aski pizgarririk baliabideak partekatzeko.

Zenbait eremutan, hautaketa-irizpideak ez dira hain neurgarriak, eta subjektiboagoak dira berez, baliabideen nolakotasunagatik edo lortu nahi diren helburuengatik. Erraz ikusten da hori bilduma pertsonalen kasuan: bilduma pertsonaletan, hautaketa-irizpideak ezohikoak, idiosinkratikoak edo partzialak izan daitezke, bildumagilearen ikuspegi eta esperientzia subjektiboaren araberakoak. Zure jabetzako arropa eta zapata gehienak zerbaitegatik daude zure armairuan, baina zu ez zaren beste inor gai izango litzateke zure armairuaren edukia eta bertako antolaketa-sistema azaltzeko, eta esplikatzeko zergatik erosi zenuen soineko edo alkandora arraro hura?

Hautaketa-irizpideak modu isolatuan neurtzeko edo ebaluatzeko modua dagoenean ere, sarritan bateraezinak izaten dira, edo uztartzeko zailak. Nahiago genuke datuak egokiak, zehatzak, osoak eta koherenteak balira, baina irizpide horiek elkar konpentsatzen dute, eta balore bat bestearen gainetik lehenesten bada, erabaki subjektiboa izango da hein batean. Gainera, baliabideen kalitateari buruzko iritzi esplizituki subjektiboak ez dira erraz baztertzen: jendeak joera du pakete erakargarritan bildutako baliabideak aukeratzeko, edo jende erakargarri eta jatorrak saldutakoak.

Atal honetako adibide askotan honelako hautaketa-printzipioak izan ditugu aipagai: baliabide desiragarrien, bitxien, ahaltsuen edo beste modu batean bereizgarrien bilduma bat sortzeko helburua zutenak. Azken batean, jendea ez litzateke joango artefaktu arrunt-arruntak erakusten dituen museo batera, eta inork ez luke ikusiko ausaz aukeratutako kirolarien talde baten partida, ez luke-eta sekula irabaziko. Dena den, biztanle-talde handi bati buruzko inferentziak egin nahi badituzu, biztanle guzti-guztiak aztertu gabe, funtsezkoa da biztanle-talde horren lagin bat osatzea ausaz. Multzo handien laginak egitea guztiz premiazkoa da erabakiak garaiz hartu behar direnean. Lagin on bat, helburu estatistikoetara balio duena, osatzeko, baldintza hau bete behar da: ez dadila muntazko ezberdintasunik egon hautatu diren baliabideen eta hautatu ez diren baliabideen artean.

Laginak egitea garrantzitsua da, halaber, baliabide-kopuru handiak aukeratu behar direnean betekizun funtzionalak asetzeko. Ekoizle batek ezin dizkie probak egin lantegira iristen diren zati guzti-guztiei, baina baliteke probak egitea, ausaz, bidalketa bakoitzeko zenbait aleri, onarpen-irizpideekin bat datozela ziurtatze aldera.

3.2.2 «Ibaian gora» eta «ibaian behera» begiratzea baliabideak hautatzeko

Ikusi dugun moduan, baliabideen eremua zein den, hautaketa-printzipioak eta -jarduerak ezberdinak izango dira, eta, hautaketari dagokionez, bada beste alde bat, garrantzitsua, zeinak baliabideak aztertzen baititu horien historiaren edo etorkizunaren arabera.

3.2.1 atalean hizpidera ekarri dugu honako jarduera hau: baliabideak hautatzeko orduan, kontuan hartzea ea baliabideak bat datozen xede-ezaugarri eta -gaitasunen zehaztapenekin. Hala ere, baliabideak nondik datozen zehazteko ahalmena baduzu, baliabideak hobeto hautatzeko modua izango dugu, baliabideak sortu dituzten pertsonak, prozesuak eta antolaketa-sistemak ebaluatuz. Ibaiaren analogiari helduz, baliabidearen atzetik joan gaitezke, «ibaian gora», «iturburua» aurkitu arte. Baliabide fisikoen iturburua izan daiteke lantegi bat, baserri bat edo artista baten estudioa. Baliabide digitalen iturburua izan daiteke gobernu-organo bat, zientzialari baten laborategia edo Interneteko gune komertzial bat.

Elkarreragin-baliabideak (ikus 1.9 atala) txertatzen direnean horiek sortu dituen antolaketa-sistemaren barruan, adibidez pertsona baten hautu edo jarreren erregistroak erabiltzen direnean geroko informazioa pertsonalizatzeko, erraz-erraza da iturburua aurkitzea. Halere, nahiz eta batzuetan zaila izaten den, edo are ezinezkoa, baliabideen iturburua aurkitzea, bertan aurkituko dituzu, seguruenik, antolaketa-sistema oro egituratzen duten galderei, alegia 2. atalean azaldu ditugunei, erantzuteko pertsona egokienak. Baliabideen sortzaile eta ekoizleek ondo baino hobeto jakingo dute zer ondorioztapen eta konpentsazio egin zituzten, eta baliabideek horien arabera asebeteko dituzte, edo ez, zure baldintzak; bestalde, modu horretan, zeure kabuz epai dezakezu sortzaileek kontatzen dizutena (edo sortzaileek baliabideei buruz idatzitako deskribapenek diotena), eta orobat erabaki dezakezu ea kontaturikoa sinesgarria iruditzen zaizun ala ez. Halaber, baliabideen sorburuan dauden prozesuak eta algoritmoak ere ebaluatu behar zenituzke, eta ondoren erabaki ea kalitate onargarriko baliabideak emateko gauza diren.

Emaitza onena, kalitatezko baliabideen hornitzaile sinesgarri bat aurkitzea. Dena den, bestelakoan desiragarria litzatekeen hornitzaile batek ez baditu produktu aski onak egiten gaur-gaurkoz, merezi du kalitatea hobetzen saiatzea: horretarako, prozesua alda daiteke, jarraibideak edo pizgarriak baliatuz. Gardentasunaren aldeko defendatzaileek lortu dute AEBko gobernu-erakundeek beren datuak dohainik argitaratzea ordenagailu bidez irakur daitezkeen formatutan, baina, hein batean, agerraldi zertxobait subertsiboen eta salaketa-kanpainen ondorioz sortu zuen AEBko gobernuak, azkenean ere, data.gov webgunea 2009an. «Kalitatearen aldeko mugimenduak» eta estatistika-prozesuen kontrolak irakaspen argi bat ekarri du: inbertsio hobea da, ia beti, kalitateari dagozkion arazoak jatorrian bertan konpontzea, ezen ez behin eta berriz esku hartu behar izatea eragotz zitezkeen arazoak konpontzeko. Baina ezin baduzu iturburua aurkitu edo ez bazara gai kalitate-arazoei errotik heltzeko, batzuetan baliabideak eralda ditzakezu, behar dituzten ezaugarriak eta kalitatea izan ditzaten (Ikus 10.3.2 Baliabideak eraldatzea elkarreraginetarak eta Datuen kalitatea ebaluatzea eta zuzentzea)

Ezin badituzu baliabideak zuzenean beren iturritik eskuratu, nahiz eta kalitate onekoak direla uste, zera egin behar duzu: horien erabileraren edo elkarreraginen arrastoak aztertu, ibaian behera doazenak (Ikus 4.5 atala). Baliabide fisikoekin batera, dokumentu inprimatu edo digitalak etortzen dira maiz, baliabidearen jatorriari edo egiazkotasunari buruzko adierazpenekin; halaber, baliabide fisikoek barra-kodeak, RFID etiketak edo bestelako mekanismo teknologikoak ere ekartzen dituzte: horien bidez, baliabidearen bideari jarrai dakioke, iturburutik hasi eta baliabidea erabiltzen ari diren lekuraino. Datu-baliabideen kasuan, oso garrantzitsua da horien aztarnari jarraitu ahal izatea, izan ere, halako baliabideak hainbat modutara alda daitezke (agregazioa, eratorpena), ageriko arrastorik utzi gabe. Gailurretako elurra urtzen denean, purutasuna galtzen du ibilguan behera joan ahala; bada, datu-baliabideei ere antzeko zerbait gertatzen zaie: «zikin» edo «zaratatsu» bilakatzen dira denborarekin, eta beren kalitatea murriztu egiten da ibaian beherago dagoen pertsona edo agente konputazionalen ikuspegitik. Datuak sarritan zikintzen dira beste datu-sorta batzuekin nahasten direnean, baldin eta sorta horietan informazio errepikatua edo errepikatuaren itxura duena biltzen bada. Halaber, datuak gordetzen dituen hardwarea edo softwarea aldatzen denean, datuak aldatu egingo dira. Ezberdintasunen bat badago, sotila izan arren, aurkezpen-formatuetan, transakzioen kudeaketan, zuzentasunaren betearazpenari loturiko mugetan edo eratorritako baloreen kalkuluetan, baliteke datu originalak aldatzea.

Gainera, datu-baliabideek zehaztasuna gal dezakete, edo zaharkituta geratu, arrazoi sinple bat dela medio: datuek deskribatzen duten mundua aldatu egin delako denboraren poderioz. Jendea, izan ere, mugitu egiten da, lana aldatzen du, ezkontzen edo banatzen da, eta hil egiten da azkenean. Enpresak ere berdin: mugitu egiten dira, fusionatu, adarkatu edo itxi. Hauteskundeak baino urtebete lehenago inkesta bat eginez gero, seguru asko horren emaitzak ez du egoki aurreikusiko zein izango den irabazlea azkenean.

Beste hautapen-prozesu batzuetan, «ibaian behera» begiratuz aukeratzen dira baliabideak: une horretan baliabideak dituen ezaugarriei, gaitasunei eta egokitasunari erreparatu ordez, baliabideari aurreikusten zaizkion ezaugarriak hartzen dira kontuan. Kirol-taldeetan, adibidez, beheragoko ligetako kirolariak hartzen dituzte (promesak), eta negozioetan ere bekadunak kontratatzen dituzte, langileak prestatzen, eta exekutiboen garapenerako programak abiatzen dituzte, etorkizun handia duten behe-mailako kudeatzaileak presta daitezen exekutiboen eginkizunetarako. Negozioek, zenbait kasutan, esperimentuak egiten dituzte produktuen eskaintza eta prezio aldakorrak probatuz, datuak biltzeko, izan ere, etorkizunean datuen premia izango dute aurreikuspen-ereduak martxan jartzeko, eta eredu horiei esker berreskuratuko dute datuak lortzeko egindako inbertsioa, alde handiz berreskuratu ere.